Приводим в соответствие командировки работников

Тема командирования работников с новыми силами набирает обороты.

Отсутствие дополнения норм законодателем, позволивших бы решить конфликт сторон, лишь порождает все больше вопросов. Очень часто к нам обращаются коллеги (клиенты из других компаний), которые признают, что в процессе изучения правил оформления командировок спорных ситуаций не возникает и порядок действий при работе «с нуля» достаточно понятен. Но как быть, если трудовые отношения с работником длятся не первый день, командировок очень и очень много, сломать стереотипы в организации сложно, а быть привлеченным к административной или иным видам ответственности не хочется?

Поэтому предлагаю на одном примере разобрать, что все-таки выход есть всегда и нельзя отчаиваться. Возможно, на основании нижеописанной ситуации Вы сможете решить уже существующие в компании задачи или вовремя предотвратите возникновение отдельных ошибок.

Ситуация Работодатель принял работника с гибким режимом работы (без прописания элементов данного режима работы). В его обязанности входит посещение контрагентов компании по месту нахождения обособленных подразделений и других городов с учетом развития бизнеса. Стоимость проезда и проживания сотрудника оплачиваются компанией. В период командировки также выплачиваются суточные.

Но работодателем предполагалось, что работник будет получать определенный размер заработной платы, т.е. из-за гибкого графика работы все рабочее время в связи со служебными поездками будет ограниченно установленным уровнем оклада и командировочными расходами (суточными). Но после начала работы работник начал предоставлять работодателю табели учета рабочего времени с 11-часовым рабочим днем (аналогично режиму работы обособленных подразделений), в результате чего возникли часы сверхурочной работы, которые изначально работодателем не предусматривались.

В настоящее время перед руководителем стоит задача:

1) сократить расходы, связанные со сверхурочной работой данного работника;

2) принять работника, в обязанность которого будут входить многочисленные командировки, но ограничить заработную плату работника определенным единовременно (за исключением расходов на командировку) размером?

И как это закрепить в трудовом договоре?

Применимые нормы права Из описанной ситуации следует, что работник принят на работу без определения ему разъездного характера работ с гибким режимом работы, но работодателем допущена ошибка – режим работы закреплен некорректно (неполно). Так отсутствует порядок и статус перерывов для отдыха и питания (ст. 108 Трудового кодекса РФ), нет алгоритма / чередования рабочих и выходных дней (статьи 100, 110, 111 Трудового кодекса РФ), общей продолжительности рабочей недели (ст. 91 Трудового кодекса РФ). Не предусмотрено самотабелирование работника. Из условий и сложившихся обстоятельств следует, что оплата работнику происходила исключительно на основании предоставленного табеля учета рабочего времени без привязки к документам, оформляемых при направлении работника в командировку и без учета времени, затраченного на поездку к месту командирования, что является нарушением действующего законодательства, влечет привлечение к административной и материальной ответственности, а также несет налоговые риски.

Согласно части четвертой статьи 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. В том числе отражать все часы сверхурочной работы, работы в выходной, праздничный день, работы в ночные часы и т.д. В связи с тем, что работнику не установлен разъездной характер работы и все время нахождения вне офиса компании (при работе у клиентов (контрагентов)) является служебными поездками, признающимися командировками (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Поэтому подлежат применению нормы главы 24 Трудового кодекса РФ и Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Согласно пункту 4 Постановления Правительства от РФ от 13 октября 2008 года № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Поэтому при командировании работника следует учитывать время для проезда, необходимое для того, чтобы работнику добраться до станции, пристани или аэропорта (если они расположены за чертой населенного пункта), время регистрации (если требуется регистрация), время в пути (например, в полете самолетом или проезде поездом), время для того, чтобы добраться до населенного пункта (места командирования), если место прибытия находится за чертой населенного пункта (пункт 4 Постановления Правительства от РФ от 13 октября 2008 года № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»). Если время в пути также приходится в период с 22:00 часов до 06.00 , работнику оплачивается ночное время, фактически потраченное на дорогу, согласно статье 96 Трудового кодекса РФ. Если служебная поездка приходится на выходные, праздничные дни работника, то необходима соответствующая оплата (ст. 153 Трудового кодекса РФ), а также соблюдение кадровой процедуры по привлечению работника к работе в выходные, праздничные дни.

Все часы работы сверх нормы являются сверхурочными и также должны быть оплачены в повышенном размере (ст. 152 Трудового кодекса РФ). Из этого следует, что на фактически отработанные часы работника в командировке должны влиять не данные, предоставленные работником (без фактического подтверждения), а такие документы как служебное задание (в котором в том числе указывается срок командирования), командировочное удостоверение (с отметками).

С учетом проездных документов будет во время командировки включаться время проезда, а с учетом служебного задания работодателя и режима работы компании, куда командирован работник, и время, в течение которого работник должен выполнять свою работу, что следует из пункта 8 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Итак, мы с Вами еще раз вспомнили нормы, связанные с оплатой труда работника при командировках. Но, возвращаясь к рассматриваемой практической ситуации, видим, что данная ситуация осложняется тем, что у работника гибкий режим работы. Поэтому время всех командировок и продолжительность рабочего дня в командировке должны определяться по соглашению, а не в одностороннем порядке.

Оформлять такое соглашение можно письменно (предусмотреть процедуру, когда работодатель, например, предлагает определенный алгоритм действий (порядок поездок, время поездок, маршруты, транспорт и т.д., работник соглашается или вносит свои предложения, после достижения общей договоренности уже оформляются документы на командировку). Можно это согласовывать и устно.

Данный вопрос остается на усмотрение сторон (на практике работодатели первоначально при приеме на работу работника включают соответствующий алгоритм взаимодействия в текст трудового договора, в текст локального нормативного акта). Выявленные нарушения По факту работник безосновательно осуществляет самотабелирование, поскольку не является лицом, ответственным за составление табеля учета рабочего времени, и не имеет полномочий на самостоятельное табелирование себя. Работодатель при этом не оформляет процедуру командирования, за что предусмотрена административная ответственность согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Не учитывается время проезда работника в нарушении Постановления Правительства от РФ от 13 октября 2008 № 749, ст. 91 Трудового кодекса РФ, что также создает риск привлечения к административной ответственности. Как следствие, работодатель не доплачивает работнику, не возмещает расходы в противоречие ст. 168 Трудового кодекса РФ, что также является административной ответственностью (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ), материальной (ст. 236 Трудового кодекса РФ) и при составе преступления – даже уголовной ответственностью (ст. 145.1 Уголовного кодекса РФ).

В плане налоговых рисков работодатель, не имея документов на командировку, не сможет отнести затраты по проезду работника на расходы предприятия, учитываемые при налогообложению, а они будут осуществлены из чистой прибыли.

Действия работодателя и легитимные пути решения Чтобы обойти трудности, связанные с оплатой работнику сверхурочных работ при гибком графике работы, одним из вариантов возможно рассмотреть введение суммированного учета рабочего времени. Согласно статье 104 Трудового кодекса РФ когда по условиям производства (работы) в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов, установленного законодательством. Суть суммированного учета в том, что если работодатель не может обеспечить ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, то допустимо такое отклонение, но не превышающее общую норму часов с учетом установленной предельной продолжительности работы за неделю (учетный период устанавливается до 1 года, если работа осуществляется не во вредных и/или опасных условиях труда (в этом случае 3 месяца)).

То есть, если работник в одну из недель в месяце совершил несколько поездок, время которых (и время в пути, и непосредственно сама работа в обособленных подразделениях) составило 60 часов, то в следующую неделю работник должен отработать, например, только 20 часов, третью и четвертую неделю – по 40 часов.

Таким образом, длительная работа в течение первой недели будет «компенсироваться» меньшим количеством часов в другой неделе. Но общая продолжительность работы не должна отличаться с учетом нормы часов работы в неделю, установленной для данной категории работников. Основная цель данного режима – обеспечить необходимую продолжительность работы с учетом специфики компании, но в рамках учетного периода, в связи с чем сократить затраты работодателя на оплату сверхурочных часов. В связи с тем, что режим работы – обязательное условие трудового договора (в рассматриваемой ситуации оно включено в текст соглашения между работником и работодателем) (ст. 57 Трудового кодекса РФ), то изменение режима труда с введением суммированного учета рабочего времени возможно только по соглашению сторон в рамках ст. 72 Трудового кодекса РФ.

 Если работник откажется или компания сама по каким-либо причинам не примет решение применять данный режим, то с учетом гибкого режима работы у работодателя все равно есть способ урегулировать сложившуюся ситуацию.

При любом режиме работы служебные командировки (как было указано выше) должны сопровождаться служебными заданиями и командировочными удостоверениями, которые оформляет работодатель. Поэтому еще раз подчеркнем, что компания вправе самостоятельно составлять маршруты проезда до клиентов (контрагентов), временя проезда, длительность нахождения в том или ином месте и т.д. С учетом гибкого режима работы начало, окончание и продолжительность рабочего дня (смены) работника подлежат определению по соглашению сторон.

Все вышеперечисленное (маршруты проезда до клиентов (контрагентов), время проезда, длительность нахождения в том или ином месте и т.д.) работодатель будет обязан согласовывать с работником. Согласование может быть как устное, так и письменное. И в конечном итоге работник будет обязан предоставлять работодателю как отчет о выполненном задании, так и документы, подтверждающие нахождение его в командировке и документы, подтверждающие проезд, который также будет учитываться в рабочем времени, затраченном на выполнение служебного задания (на основании пункта 4 Постановления Правительства РФ № 749).

Таким образом, модель взаимоотношений должна выстраиваться следующим образом. Не работник самостоятельно все определяет, а компания решает, куда должен поехать работник, на какой срок, какими видами транспорта и что должен сделать. Работник после отчитывается за каждую поездку, а служебное задание, командировочное удостоверение и проездные документы будут являться доказательством исполнения работником своих обязанностей в определенное время и определенное количество часов. Но, опять же, с учетом гибкости режима необходимо согласие сторон.

Рекомендуемыми действиями работодателя можно назвать изменение режима работы работника, определив ему гибкий режим рабочего времени с применением суммированного учета рабочего времени и установив разъездной характер работы. При этом прописать пределы гибкого режима, т.е., например, что работа должна осуществляться с 6 утра до 22 вечера (что поможет избежать затрат на ночные часы работы), рабочий день не может быть менее, например, 2 часов и не более 12 часов, непосредственный режим работы на следующую неделю будет согласовываться в конце текущей недели на основании плана, согласуемого сторонами, и т.д.

Если брать учетный период месяц, то норма часов работы будет аналогичной данной категории работников из расчета установленной продолжительности рабочей недели. По общему правилу – 40 часов в неделю. Часы сверхурочной работы будут высчитываться только в конце учетного периода. А до этого работодатель сможет ориентироваться, сколько есть еще часов у работника в пределах месяца, чтобы не выходить за пределы.

Разъездной характер работы упростит документооборот (нет необходимости оформлять командировочное удостоверение и служебное задание), а также облегчит работу бухгалтерии, т.к. в отличие от командировки служебные поездки будут оплачиваться исходя из установленной системы оплаты труда, а командировки – по среднему заработку (ст. 166, ст.167 Трудового кодекса РФ).

Но при разъездном характере работы обязанность по возмещению расходов в связи со служебными поездками сохраняется (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ).

Как быть с оплатой работы в частых служебных поездках На основании ст. 135 Трудового кодекса РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

С учетом положений статей 168 и 168.1 Трудового кодекса РФ работодатель обязан производить компенсацию расходов, связанных со служебной командировкой и служебными поездками. Выплачивать компенсационные (дополнительные) выплаты работнику за многочисленные командировки и служебные поездки право, но не обязанность работодателя. В компании могут быть установлены такие надбавки (например, за направление в командировки в течение 1 месяца 3 и более раз – 3 000 руб.), но это остается на усмотрение работодателя.

Поэтому работодатель в первую очередь должен установить работнику размер оплаты труда, например, в виде оклада или часовой тарифной ставки (ст. 129 Трудового кодекса РФ). Если в данном случае работодатель планирует установление заранее фиксированной суммы возмещения работнику за часы сверхурочной работы, то это невозможно, т.к. даже если размер суммы не будет нарушать права работника в соответствии со ст. 152 и ст. 153 Трудового кодекса РФ, то такой порядок оплаты труда приведет к дискриминации. Например, работодатель пропишет в тексте трудового договора, что в случае наличия в учетном месяце сверхурочных часов, но не более 10, работнику будет оплачена сверхурочная работа в размере 6 000 руб.

При превышении данного количества часов оплата будет произведена в соответствии с нормами трудового права. Допустим, работнику установлена часовая тарифная ставка – 300 руб. / час. При наличии 10 часов сверхурочной работы работнику будет полагаться оплата в размере 300 руб. * 2 часа * 1,5 + 300 руб.* 8 часов * 2 = 900 + 4 800 = 5 700 руб. Из примера следует, что если работник отработает 3 или 9 часов, работник получит в любом случае фиксированную сумму – 6 000 руб. Если он будет иметь более 10 часов сверхурочной работы (например, 12) , то оплата будет уже по нормам Трудового кодекса РФ: 300 руб. * 2 часа * 1,5 + 300 руб. * 10 часов * 2 = 900 + 6000 = 6900 руб.

Такое установление фиксированного размера за конкретное число сверхурочных часов работы возможно для должностей, которые в штатном расписании (и по факту) являются единичными, например, для генерального директора, и размер суммы не будет нарушать права работника в соответствии со ст. 152 и 153 Трудового кодекса РФ. В противном случае работодатель будет производить оплату труда дискриминационно: один работник (допустим, менеджер) в конце месяца будет получать за 2 часа работы 6 000 руб., и другой работник (тоже менеджер) за сверхурочные часы в размере 9 часов получит 6 000 руб.

Такой порядок прямо противоречит обязанности работодателя обеспечивать равную плату за труд равной ценности (часть вторая ст. 22 Трудового кодекса РФ), а также нарушает статьи 2 и 3 Трудового кодекса РФ. В заключении отметим, что работодатель, заключая трудовой договор, не должен забывать, что в законодательстве установлены нормы, которые не могут быть ухудшены.

Но работодатель всегда вправе улучшить положение работника, предоставив больший размер выплат и/или дополнительные компенсации. Предусмотрев как можно более подробно условия труда работника, работодатель обезопасит себя от возникновения спорных ситуаций. А в случае выявления каких-либо недочетов или пробелов всегда есть возможность по взаимному согласию внести исправления, дополнения в текст трудового договора.

Ведущий юрист Департамента трудового права IPK Group Уланова Наталья

http://www.hr-portal.ru/article/privodim-v-sootvetstvie-komandirovki-rabotnikov

Читать он-лайн   Кадровик Плюс №41 Опять о наболевшем — о пенсиях и вокруг них часть 1 Пенсионная тема снова в центре внимание политиков и общественности. За последние два десятилетия в России и в других экономически развитых странах доля наемных работников снизилась с 85% от экономически активного населения до 60% и менее. В ближайшие 10 лет она понизится еще на четверть и составит менее 50% данной группы граждан. Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена. Размышлениям на эту актуальную тему и посвящен 41 номер нашего журнала.

Help-HR – профессиональная кадровая помощь! Все права защищены. Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника. Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала. Все публикуемые локальные нормативные документы – положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях. Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи. Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы. Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.