Составляем положение о подборе персонала

Совершенствование подбора персонала – процесс непрерывный. Как правило, в компаниях существует некая схема подбора персонала. Но для того, чтобы все сотрудники компании хорошо понимали цели и задачи, а также зоны ответственности специалистов по подбору персонала, стоит разработать документ, описывающий все этапы подбора персонала – регламент по подбору.

Из этой статьи вы узнаете:

· как разработать регламент подбора персонала;

· какие этапы подбора персонала существуют, и как их обозначить в регламенте по подбору персонала;

· где скачать образец заявки на подбор персонала и образец положения о подборе персонала.

Регламент подбора персонала: какие задачи решает?

Регламент подбора персонала (или иными словами – положение о подборе персонала) должен:

· соответствовать сложившимся в компании корпоративным принципам и существующим бизнес-процессам;

· устанавливать правила подбора персонала;

· определять степень участия в подборе специалистов других подразделений, кроме HR.

В этой статье мы рассмотрим задачи, стоящие перед отделом по подбору персонала. А также то, как можно их решить, регламентируя процедуру поиска и привлечения новых сотрудников.

Руководители подразделений обвиняют специалистов по подбору персонала в медлительности. Рекрутеры тоже находят поводы для упрека в адрес руководителей отделов: «Сами не знают, что хотят. Предлагаем десятки соискателей, в принципе подходящих требованиям компании, но ответ один – не подходит, не наш формат!». Положение о подборе персонала – именно тот документ, который поможет решить эти проблемы, поэтому не стоит недооценивать его значение.

Регламент – или Положение о подборе и отборе персонала – хотя и касается в первую очередь специалистов по подбору, является локальным нормативным документом компании. А потому выполнять его правила должны все сотрудники. Включая руководителей подразделений, которые передают в службу персонала заявки на подбор новых сотрудников.

Поэтому выясните, из-за чего возникают проблемы в подборе персонала, какова доля вины рекрутеров, а какова – руководителей подразделений. И пропишите в регламенте правила поведения и работы как тех, так и других, что исключило бы возникновение таких проблем. Образец положения о подборе персонала, а также бланк заявки на подбор персонала вы найдете в разделе «Образцы документов».

Схема подбора персонала: какие этапы поиска персонала существуют на практике

Пропишите, что линейные руководители вместе с рекрутерами решают, сколько новых сотрудников нужно. Обычно этапы подбора персонала в организации такие: руководители подразделений составляют планы развития, и если предусматривают увеличить производство продукции, повысить продажи или расширить услуги, то примерно указывают, сколько новых сотрудников необходимо. Затем данные, в том числе заявка на подбор персонала, передаются в службу персонала. Но, во-первых, такие данные не всегда получаются достоверными, во-вторых, менеджеры по подбору действуют как исполнители почти вслепую, так как лишь догадываются, для чего именно эти сотрудники необходимы, что именно они будут делать. Если же линейные менеджеры и специалисты по подбору вместе просчитывают потребность в персонале (о том, как прогнозировать потребность компании в новых сотрудниках, мы подробно рассказали в материале «Сколько сотрудников должно быть в компании?»), то, во-первых, ваши специалисты могли бы скорректировать и уточнить расчеты линейных руководителей, во-вторых, хорошо представляли бы задачи, которые возложат на новый персонал, и более осознанно его подбирали. Бланк заявки на подбор персонала есть в разделе «Образцы документов».

Образец положения о подборе персонала (фрагмент)

Этапы подбора персонала: кто с кем и как взаимодействует

Установите, что в процессе подбора рекрутеры напрямую общаются с линейными руководителями. Заявка на подбор персонала не всегда может содержать все необходимые требования. Это может вызывать сложности – например, рекрутеры неверно оценивают опыт и навыки кандидатов.

Поэтому необходимо, чтобы специалист по подбору мог в любой момент уточнить то, что изложено в заявке на поиск нового сотрудника, у того, кто эту заявку, собственно, и составлял. Благодаря этому рекрутер лучше поймет, кого надо искать. В крупных компаниях не всегда соблюдаются этапы подбора персонала, схема взаимодействия участников процесса такая: руководитель подразделения – директор по персоналу – руководитель отдела подбора (если есть) – рекрутер.

Бывает, что рекрутеру не удается найти сотрудников на непрестижные должности. В Регламенте подбора персонала вы можете не просто зафиксировать, что специалист по подбору вправе обращаться с вопросами по поводу соискателей к руководителям подразделений, но и прописать более конкретные вещи, уточнить этапы подбора персонала. К примеру, что руководитель подразделения должен провести одну встречу с рекрутером, на которой объяснить, какие именно сотрудники требуются, что будет входить в их служебные обязанности, какими личностными качествами, навыками и знаниями должны обладать кандидаты. Образец заявки на подбор персонала представлен ниже.

Пример

В консалтинговой компании заявки на подбор персонала передавались в таком порядке: от руководителей отделов к директору по персоналу, от него – менеджеру по подбору, затем – специалисту по подбору. Если у последнего возникал вопрос, то процедура шла по цепочке в обратном порядке. В результате, после того как линейные менеджеры внесут уточнения, специалист по подбору приступал к поиску сотрудников лишь на 7–10-й день. Чтобы исправить ситуацию, директор по персоналу даже ввел должность ритейн-менеджера. Ритейн (от англ. retain) – удерживать, аккумулировать. Такой специалист следит за занятостью работников, распределяет нагрузку и при необходимости перебрасывает специалиста с одного проекта на другой. Этот менеджер пытался ускорить процесс, но на самом деле процедура согласования заявки не упростилась, а усложнилась – добавилось еще одно лишнее звено. Ситуация исправилась, когда специалистам по подбору разрешили напрямую работать с линейными руководителями.

Образец заявки на подбор персонала (фрагмент). Общие сведения о вакансии

Определите, как и где могут искать персонал специалисты по подбору

Этапы процесса подбора персонала, методы и источники поиска зависят от того, кого мы ищем. Поэтому в регламенте укажите типы поиска и к каждому предусмотрите свои методы и области рекрутинга.

Массовый рекрутинг. Большое количество сотрудников с низкой квалификацией или специалистов, которые не являются редкими, менеджеры по подбору в состоянии сравнительно быстро подобрать самостоятельно и без больших затрат. Простой поиск: через интернет-сайты, а также с помощью объявлений о вакансии, размещаемых в недорогих СМИ и расклеиваемых в общественных местах (на остановках, у торгово-развлекательных центров).

Executive search. Для поиска редких специалистов и/или управленцев среднего звена целесообразно использовать и штатных специалистов по подбору, и привлекать кадровые агентства. Вы можете оговорить случаи, когда можно обращаться в агентства. Например, если нет возможности назначить на должность кого-то из сотрудников компании, а поиск, проводимый штатным специалистом по подбору, не дал результатов. Затраты менеджеры предварительно обсуждают с вами.

HeadHunting. Переманить конкретного топ-менеджера из одной компании в другую – задача серьезная и тонкая. Для ее выполнения привлекаются высококлассные специалисты из крупных рекрутинговых агентств. Стоимость услуг достаточно высока, исчисляется в процентах от будущего дохода подбираемого сотрудника. Решение принимает директор по персоналу по согласованию с руководством компании.

Образец заявки на подбор персонала (фрагмент). Требования вакансии

Есть методы поиска, к которым в разных компаниях относятся неоднозначно. Это зависит от корпоративной культуры. Например, принимать ли соискателей по рекомендации сотрудников компании, брать ли родственников, открывать ли двери тем, кто когда-то ушел из компании и хочет вернуться, либо работает у конкурентов. Обсудите этот вопрос с руководителями высшего и среднего звена.

Образец регламента подбора персонала (фрагмент). Источники поиска персонала

Этапы подбора персонала: как упростить работу с помощью автоматизации и создания единой базы резюме

В Регламент подбора персонала включите условие, обязывающее рекрутеров использовать одну из автоматизированных систем, которую вы установите. Самая распространенная – E-staff Рекрутер. В ней специалист по подбору может фиксировать все, что делает, чтобы оценить каждого конкретного кандидата, – от выбора резюме до приглашения занять должность. Это помогает также лучше планировать работу по подбору. А главное – система формирует качественную базу резюме. Зачем необходима такая база? Чтобы избежать нелепых ошибок. Например, когда несколько рекрутеров одной службы персонала приглашают на собеседование одного и того же кандидата. Либо один рекрутер отказал соискателю, а другой по незнанию звонит на следующий день и приглашает этого же соискателя на собеседование. С помощью системы E-staff рекрутеры учитывают движение входящих резюме, проведенные собеседования, высланные предложения о работе (job-offers), отказы компании и предложения, отклоненные соискателями.

Форма заявки на подбор персонала (фрагмент). Условия трудового договора

Пример

Правила совместного ведения и пользования базой данных E-staff Рекрутер (далее – База данных).

1.1. Назначение Базы данных.
База данных является основным инструментом совместной работы специалистов по подбору персонала. Она предназначена для хранения и редактирования открытых вакансий, обработки поступающих резюме кандидатов, координации действий специалистов службы персонала, формирования отчетности, а также для проведения статистических исследований.

1.2. Информация о соискателях и решениях, принятых по итогам интервьюирования, заносится в Базу данных и является конфиденциальной. Данные о соискателях, открытых вакансиях, условиях вознаграждения, именах и контактах, результатах взаимодействия с кандидатами не могут передаваться другим лицам.

1.3. Каждый сотрудник отдела подбора отвечает за полное, своевременное и аккуратное внесение информации в Базу данных о проделанной работе. Менеджеры отдела отвечают за ведение Базы данных в целом и за аналитическую работу с ней.

Разработайте правила проведения интервью и внесите их в регламент

От того как менеджер по подбору взаимодействует с соискателями, зависит репутация компании и уровень профессиональных и личностных качеств нанимаемых сотрудников. Составьте руководство для рекрутеров, нечто вроде четкого алгоритма действий. Включите в Положение о подборе персонала порядок интервьюирования, начиная с телефонных переговоров с соискателями, заканчивая тем, какие виды интервью рекомендуется применять рекрутерам для оценки кандидатов на каждую группу должностей.

Пример

…правила проведения интервью с соискателями

5.1. Телефонное интервью.

Специалист по подбору персонала после выбора резюме проводит первое интервью по телефону. Рекрутер обязан представиться: назвать компанию, свою должность и отдел, в котором работает. Телефонное интервью следует проводить не более 15 минут. В ходе его лишь уточняется, соответствует ли соискатель основным требованиям, предъявляемым компанией, выясняются намерения претендента и то, может ли он принять предложение от нашей компании, ответил ли он уже согласием на приглашение на работу от другой компании.

5.2. Порядок проведения интервью и первичной оценки соискателя на открытую вакансию.

Первое очное интервью проводит специалист отдела подбора персонала. На встречу должно быть потрачено не более 60 минут, из них 30 минут выделяются на проф-тестирование, которое проводится перед беседой и от результатов которого зависит, последует ли следующий этап интервью.

В этом же разделе укажите, сколько собеседований можно в принципе проводить с соискателем и в течение какого времени, когда и как HR-менеджер организует встречу соискателя с руководителем подразделения-заказчика и в какой срок он должен дать ответ рекрутеру.

Укажите, с кем из должностных лиц нужно согласовывать решение о приеме соискателя на работу

Совершенствование подбора персонала невозможно без определения круга лиц, принимающих решение о приеме сотрудника. Как правило, это Директор по персоналу, линейные руководители, высшее руководство и, возможно, служба безопасности. Зафиксируйте их в регламенте. Составьте оценочную форму, в которой перечислите личностные и профессиональные требования к кандидату, предусмотрите графы, где свою оценку соискателя отразит рекрутер, и оставьте место для резолюций ответственных лиц.

Внесите в регламент условие, что должностные лица обязаны указывать причины, по которым отказано кандидату. Это исключит необоснованные отказы и мотивирует руководителей серьезно относиться к составлению такого документа, как заявка на подбор персонала.

Как информировать соискателя, принят он на работу или ему отказано

Если предложение о работе сформулировать нечетко и туманно, соискатель может и не понять, что его приглашают в компанию. Поэтому важно, чтобы рекрутеры грамотно составляли приглашения или корректно отказывали кандидату.

Поручите менеджеру отдела подбора разработать образцы писем, в которых соискателю делается предложение и в которых ему отказывается в приеме на работу. Внесите эти образцы в регламент и обяжите специалистов по подбору персонала использовать только утвержденные формы бланков. Это даст вам уверенность, что специалисты по подбору будут рассылать грамотные приглашения и отказы, отвечающие требованиям этики и русского языка.

hr-director.ru

http://www.hr-portal.ru/article/sostavlyaem-polozhenie-o-podbore-personala

Читать он-лайн   Кадровик Плюс №41 Опять о наболевшем — о пенсиях и вокруг них часть 1 Пенсионная тема снова в центре внимание политиков и общественности. За последние два десятилетия в России и в других экономически развитых странах доля наемных работников снизилась с 85% от экономически активного населения до 60% и менее. В ближайшие 10 лет она понизится еще на четверть и составит менее 50% данной группы граждан. Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена. Размышлениям на эту актуальную тему и посвящен 41 номер нашего журнала.

Help-HR – профессиональная кадровая помощь! Все права защищены. Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника. Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала. Все публикуемые локальные нормативные документы – положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях. Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи. Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы. Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.