Дистанционный работник может быть направлен в командировку

Дистанционная работа узаконена Трудовым кодексом РФ всего полгода назад. Поэтому компаниям, использующим труд удаленных работников, порой требуются дополнительные разъяснения, в частности по вопросу о служебных поездках. Считается ли вызов таких работников в головной офис командировкой и как учитывать возникающие при этом затраты?

Поездки в офис и не только…

Кроме программистов, бухгалтеров и прочих удаленных работников, в строительной компании могут трудиться люди, представляющие ее интересы в другом регионе. Например, специалист, курирующий строительство объектов. Такая работа предполагает регулярные поездки на объекты и в головной офис компании. Как их квалифицировать? Разъяснения по этому поводу даны в письмах Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945 и от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/30978. Рассмотрим их подробнее.

Нормы законодательства

Финансисты согласны, что служебные поездки дистанционных работников – это обычные командировки. Ведь на таких работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ).

Служебная командировка, согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. А для дистанционного сотрудника место постоянной работы – это его местонахождение. Так что его поездку в центральный офис (либо по заданию работодателя в другие местности) тоже следует считать командировкой.

Уточним, что в командировку могут быть направлены только работники компании (основные и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Лица, оформленные по договорам подряда, трудовыми отношениями с фирмой не связаны, и, следовательно, отправить их в командировку нельзя.

Напомним о существующих ограничениях, которые распространяются и на удаленных работников.

1. В командировку нельзя направить: 

·         беременных женщин (ст. 259 Трудового кодекса РФ); 

·         несовершеннолетних лиц (ст. 268 Трудового кодекса РФ); 

·         работников, с которыми заключены ученические договоры, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 Трудового кодекса РФ).

2. Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, могут быть направлены в командировки только с их письменного согласия и лишь при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. При этом работниц нужно в письменной форме ознакомить с правом отказаться от поездки (ст. 259 Трудового кодекса РФ). 

Гарантии, предусмотренные в указанной статье, предоставляются и работникам, имеющим детей-инвалидов, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением. 

Такой же порядок распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, опекунов и попечителей несовершеннолетних (ст. 264 Трудового кодекса РФ).

Остальные категории работников, в том числе и дистанционных, могут быть направлены в командировки без их согласия.

Сроки

Продолжительность командировки определяет руководитель компании с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В настоящее время срок служебной поездки нормативно не ограничен.

Оформление

Оформление осуществляется по общим правилам. Потребуются следующие документы:

·         приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т–9);

·         командировочное удостоверение (форма № Т–10);

·         служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т–10а);

·         авансовый отчет (форма № АО–1) с приложением документов, подтверждающих расходы (проездных билетов, счетов на оплату жилья и т. д. ).

Несмотря на то что начиная с 2013 года применение унифицированных форм для коммерческих организаций обязательным не является, рекомендуем при командировках использовать указанные формы, утвердив их в учетной политике. Так как Минтруд России считает, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Такие разъяснения даны в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291. В нем отмечено, что, согласно информации Минфина России № ПЗ-10/2012, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, формы кассовых документов).

Дело в том, что формы, используемые при оформлении служебных поездок, затрагивают трудовые отношения и вопросы оплаты труда, то есть сферу, регулируемую трудовым законодательством.

По возвращении из командировки сотрудник может направить необходимые документы в компанию обычной почтой, а часть – в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ). Конкретный порядок обмена документами с дистанционным работником организация должна установить самостоятельно.

Гарантии

Работнику возмещаются расходы, связанные с командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ). Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, ему оплачивают: 

·         расходы на наем жилого помещения;

·         расходы на проезд к месту командировки и обратно; 

·         суточные;

·         иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, каждая организация определяет самостоятельно в коллективном договоре или локальном нормативном акте. 

Перед отъездом в командировку выдается аванс (п. 10 Положения … утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Деньги на командировку дистанционному работнику могут быть перечислены на его зарплатную карточку. Чиновники подтвердили правомерность таких операций (письмо от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554). При этом соответствующий порядок расчетов с под­отчетными лицами должен быть прописан в учетной политике.

Налогообложение

Налог на доходы физлиц. Если суммы возмещения командировочных расходов дистанционного работника укладываются в законодательные нормы, то удерживать НДФЛ с них не нужно. Поскольку все виды предусмотренных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов, освобождены от налогообложения. Основание – пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Об этом сказано в письме Минфина России от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/30978.

Налог на прибыль. Затраты на командировки, в частности на оплату проезда, наем жилого помещения, выплату суточных, учитываются в составе прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Поэтому командировочные расходы дистанционного работника компания вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Такой вывод содержится в письмах Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945 и от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/30978.

Обращаем внимание на то, что при налогообложении прибыли данные виды расходов (включая суточные) не нормируются, а учитываются в размерах, установленных компанией. 

Страховые взносы. Взносами, уплачиваемыми в государственные внебюджетные фонды (в ПФР, ФСС России (по обоим видам страхования), ФФОМС), суммы возмещения не облагаются. Это относится к суточным и документально подтвержденным целевым расходам на проезд, проживание, провоз багажа, выдачу виз и т. д. (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212‑ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Пример.

А.П. Михайлов живет в Твери и работает по дистанционному договору в ОАО «ЭнергоСтрой» (находящемся в Санкт-Петербурге) представителем в Тверской области. С 1 по 4 октября 2013 года работник находился в командировке – был вызван в головной офис компании. 

В коллективном договоре размер суточных по России для данной категории работников установлен в размере 700 руб.

30 сентября 2013 года Михайлову на карточку был перечислен аванс 10 000 руб.

По возвращении из командировки в авансовом отчете по форме № АО-1, отправленном в бухгалтерию по почте, он указал следующие расходы с приложением подтверждающих документов:

·         проезд из Твери в Санкт-Петербург и обрат­но – 4720 руб. (в том числе НДС – 720 руб.);

·         проживание в гостинице – 3540 руб. (в том числе НДС – 540 руб.).

Бухгалтер ОАО «ЭнергоСтрой» сделал в учете следующие записи.

30 сентября 2013 года:

ДЕБЕТ 71    КРЕДИТ 51 

·         10 000 руб. – перечислен аванс на командировочные расходы.

При получении авансового отчета:

ДЕБЕТ 26    КРЕДИТ 71 

·         9800 руб. (4000 руб. + 3000 руб. + 700 руб. * 4 дн.) – списаны командировочные затраты. 

ДЕБЕТ 19    КРЕДИТ 71

·         1260 руб. (720 + 540) – выделен НДС со стоимости билета и проживания (в соответствии с подтверждающими документами);

ДЕБЕТ 68    КРЕДИТ 19

·         1260 руб. – принят к вычету НДС;

ДЕБЕТ 71    КРЕДИТ 51 

·         1060 руб. (4720 + 3540 + 2800 – 10 000) – возмещены работнику расходы на командировку (окончательный расчет).

В налоговом учете в уменьшение прибыли отражены расходы в сумме 9800 руб.

НДС в сумме 1260 руб. принят к вычету на основании должным образом оформленных подтверждающих документов. 

Суточные выплачены в пределах законодательно установленных норм, поэтому сумма 2800 руб. НДФЛ не облагается. 

Обязательные взносы с перечисленных работнику сумм возмещения не начисляются.

Важно запомнить

Расходы на командировку дистанционного работника организация вправе учесть в составе прочих расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

stroychet.ru/

http://hr-portal.ru/article/distancionnyy-rabotnik-mozhet-byt-napravlen-v-komandirovku

Читать он-лайн   Кадровик Плюс №41 Опять о наболевшем — о пенсиях и вокруг них часть 1 Пенсионная тема снова в центре внимание политиков и общественности. За последние два десятилетия в России и в других экономически развитых странах доля наемных работников снизилась с 85% от экономически активного населения до 60% и менее. В ближайшие 10 лет она понизится еще на четверть и составит менее 50% данной группы граждан. Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена. Размышлениям на эту актуальную тему и посвящен 41 номер нашего журнала.

Help-HR – профессиональная кадровая помощь! Все права защищены. Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника. Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала. Все публикуемые локальные нормативные документы – положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях. Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи. Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы. Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.