| |
«Все – по полочкам»
|
Человек всегда оставляет после себя следы своей деятельности. Именно по ним формируется общее впечатление. Многим людям свойственно стремление «наследить», т.е. внести некоторые изменения в первоначальное состояние окружающей среды. Возможно, они таким образом пытаются оставить память о себе потомкам, коллегам и обществу в целом (типа «Здесь был я, Вася»). Возможно, это нереализованные желания, «замороженные» на «всякий случай».
В любом случае, эти «следы» — либо полезные, либо бесполезные ресурсы. Они или становятся зачатками новых дел, или свидетельствуют об их завершении; а будучи закрепленными на каком-либо материальном носителе в текстовом, графическом или другом виде, - играют роль своеобразной «памяти» компании и/или человека.
В делопроизводстве такими «следами» являются документы на различных носителях. Однако, постепенное накопление документов требует их правильной организации, в противном случае польза от их сохранения уменьшается, а поиск порой становится задачей более сложной, чем повторное создание документов.
Конечно, проще навести порядок в документах на бумажных носителях (просто разложив их на рабочем столе, или по ящикам стола, или на полках шкафа), чем четко структурировать систему поиска в электронном виде.
Наличие у каждого файла уникального имени создает иллюзию упорядочения, кажется, что документ найти легко. Однако, постепенно, увлекшись возможностью создавать новые папки по различным вопросам и направлениям, сотрудники оказываются перед беспорядочной электронной кипой «бумаг», загромождающих все пространство виртуального рабочего стола.
И тогда бумага (как носитель информации), став более предпочтительной, «диктует» необходимость распечатки (часто без достаточных оснований, просто – «на всякий случай») большого количества документов. В результате - загромождается и без того небольшое рабочее пространство.
В конце концов, сотрудник решается избавиться от части документов. Но как отобрать их по ценности и не выкинуть нужное…? Для разбора и отбора документов, потерявших практическую ценность и подлежащих уничтожению, необходимо разобрать оба массива (как бумажный, так и электронный), сравнить похожие документы, выбрать наиболее актуальные, действующие и могущие быть полезными, и только после этого удалить (ликвидировать) остальные. Но далеко не каждый кадровик способен регулярно выполнять эту, казалось бы, рутинную работу.
Такой способ ведения делопроизводства малоэффективен, и, скорее всего свидетельствует о низкой делопроизводственной культуре, что сильно мешает работе.
Что же надо учесть при разработке структуры хранилища документов?
Прежде всего, необходимо разделить документы по категориям и по восстребованности, а также учесть – какими техническими возможностями располагает кадровая служба.
Т.н. «традиционный архив» в нашем случае помогает рассредоточить официальные, внесенные в номенклатуру дел компании и учтенные делопроизводством документы. Реальный же массив документов кадровой службы компании куда больше, да и порой содержит материалы, которые как в силу специфики их содержания, так и формы их предоставления не могут храниться в архиве.
Действительно, серьезные отличия в работе с бумажными и электронными документами есть. Документы на бумажных носителях обычно систематизируются и распределяются по папкам в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в компании. Некоторая часть из них вообще является т.н. «возвращаемым» документом (в частности, это относится к трудовым книжкам), «оборачиваемым» (таким как фотографии или листки временной нетрудоспособности). Но все же большая часть документов, выполненных на бумаге, после исполнения может быть «подшита» в соответствующее дело. В отношении же электронных документов действуют другие правила, к ним предъявляются другие требования. Электронное хранилище документов изначально допускает присутствие документов справочно-информационного, вспомогательного характера, почти «случайных», косвенно относящихся к тому или иному вопросу, не требующих их хранения на бумаге в «основном массиве». Поэтому более всего затруднений вызывает организация именно электронного хранилища документов. А применительно к кадровым документам, особенно в компаниях, стремящихся свести к минимуму «бумажное» общение, активно применяющих Интернет-технологии, общение (как в коммуникации с сотрудниками, так и с соискателями на вакантные должности) по локальной сети, тем более.
Кадровая документация обладает спецификой, которая характеризуется ограниченным доступом к ней должностных лиц (назовем их – пользователи). И в этой связи, необходимо отметить еще одну особенность – это наличие различных уровней допуска и доступа к кадровой документации. Кадровая документация может и должна быть использована только ограниченным числом лиц, а именно:
- использоваться только её держателем,
- использоваться ограниченной группой «пользователей», либо
- находиться на общем доступе (что маловероятно).
Соответственно, формируются как персональные, таки специальные и общие массивы информации, каждый из которых обладает спецификой содержания и размещения.
Персональный массив сотрудника — это хранилище материалов, необходимых только их держателю, либо доступных только ему. В случае с кадровой документацией это – персональные данные работника, доступ к которым весьма ограничен и описан в Положении о защите персональных данных работника и главе 14 Трудового кодекса РФ.
Есть также специальный массив, в котором хранятся документы, имеющие отношение к работе определенной группы лиц, того или иного подразделения, органа компании. Наполнение и обновление информации в этом случае осуществляется соответствующими сотрудниками, в соответствии с порядком, принятым внутри данной группы пользователей.
Говоря об общем массиве информации, необходимо обратить внимание на виды и характер запросов. Наиболее типичными группами сведений, используемых для решения различного рода служебных задач, являются следующие:
1. Образцы документов.
2. Порядок работы с документами (инициирование, исполнение, хранение, использование в текущей деятельности и т.д.).
3. Справка по архивным документам или документам, находящимся на текущем хранении.
4. Справочные сведения о компании.
5. Справочные сведения о персонале компании.
6. Справочные сведения о внешних организациях (внешней среде).
7. Доступная литература и справочные материалы.
Для предоставления таких сведений в «хранилище» необходимо разместить, соответственно:
- сборник образцов документов;
- регистрационные журналы (только для чтения);
- инструктивно-методические и справочно-информационные материалы по организации делопроизводства и работе с документами;
- справочные материалы по организации (реквизиты, история возникновения и развития, направления деятельности, достижения, политика и стратегия компании и т.п.);
- справочные материалы о персонале (дни рождения, телефоны, особенности рабочего графика, график отпусков, дежурство и т.д.);
- справочные сведения о внешней среде (клиентах, партнерах, конкурентах, прочих организациях, деятельность которых представляет интерес: реквизиты, руководители, контактные лица, знаменательные даты и прочее);
- регулярно обновляемый каталог библиотеки, а также ссылки на полезные ресурсы сети Интернет.
В случае наличия в компании корпоративной автоматизированной системы, она может содержать часть из перечисленных сведений. Тогда работа с ними будет обусловлена функциональными возможностями программного комплекса.
Перечисленные сведения можно разместить и на внутреннем корпоративном сайте, а можно обойтись более экономным вариантом - задействовать общедоступное программное обеспечение и хранить информацию в виде отдельных файлов, грамотно систематизированных «вручную», которые бы были доступны сотрудникам компании в пределах локальной сети.
Далее мы рассмотрим вариант размещения информации (отдельные файлы, доступные в рамках локальной сети), т.к. работа по иным вариантам обусловлена алгоритмами, заложенными разработчиками соответствующего программного обеспечения.
В любом случае сотрудники компании (те, кто имеет соответствующий допуск) должны быть проинформированы о наличии и местоположении сведений. Размещаемая информация должна быть актуальна (т.е. должна обновляться регулярно), иначе сотрудники компании перестанут к ней обращаться и начнут поиск необходимой достоверной информации иными способами.
Сейчас принято использовать при составлении и оформлении документов утвержденные руководством компании образцы, построенные с учетом установленных требований. Такая практика позволяет:
- обеспечить наличие всех обязательных реквизитов;
- привести документы в соответствие фирменному стилю оформления;
- ограничить круг сотрудников, имеющих право инициировать те или иные документы;
- установить взаимосвязь между однородными документами;
- помочь при составлении типовых документов (заявлений, докладных, служебных и объяснительных записок, справок и др.).
Состав образцов документов определяется потребностями конкретной компании. Обновление образцов и наличие удобного механизма поиска и навигации - безусловно.
При создании сборника все наименования образцов заносятся в алфавитно-предметный указатель, который представляет собой таблицу, где по каждому виду документа определяется направление деятельности, в которой он применяется, и указывается имя соответствующего файла в данном массиве.
Образцы документов должны находиться и в общем, и в персональном массивах:
- в персональном (у кадровика) — оригинал, утвержденный официально,
- на общем — его копия, при внесении изменений в оригинал секретарь компании своевременно обновляет копию.
Сборник образцов в электронном виде представляет собой папку с файлами различного формата (таблица, текст, графика), внутри которой поиск осуществляется с помощью встроенных средств, по названию вида документа. В связи с этим, файлам присваивается имя хранящегося в нем вида документа. Есть и другой способ присвоения имен файлам и поиска необходимого документа.
Если в компании утвержден классификатор видов документов, где по направлениям деятельности перечислены сопровождающие ее осуществление виды документов, то в отдельном файле (например, «Оглавление») должен находиться полный список. Каждому виду документа в таком случае присваивается определенный идентификационный код, который и указывается в имени соответствующего файла.
В бумажном виде один экземпляр Сборника образцов (оригинал) также хранится у секретаря, сотрудники же компании пользуются электронной копией.
Нормативно-инструктивные и справочно-информационные материалы по делопроизводству помогают не только правильно организовать делопроизводство в подразделениях (в том числе и кадровое), но и получить и закрепить сотрудниками компании на практике соответствующие базовые знания. При проведении внутренних семинаров и консультаций материалы в электронном виде используются также в качестве учебно-практических. Впоследствии сотрудники могут вновь возвращаться к ним и находить ответы на возникающие в текущей деятельности вопросы, экономя и время и нервы кадровиков.
В текущей деятельности все сотрудники пользуются одним и тем же набором документов и нормативных актов, что обеспечивает соблюдение т.н. «корпоративной политики» в документационном обеспечении деятельности во всех подразделениях компании.
Нормативно-методическая база (в том числе и кадрового) делопроизводства находится на «общем доступе», с условием «только для чтения». В неё обычно включаются:
1) законодательные и нормативные акты по делопроизводству (в том числе и кадровому) общероссийского (федерального) и регионального уровня;
2) методические материалы;
3) действующие государственные стандарты, регламентирующие процессы документирования и работы с документами;
4) корпоративные стандарты и положения.
Обновление этого массива информации обеспечивает сотрудник службы документационного обеспечения управления и обязательно юрист компании.
Регистрационные журналы используются как в текущей работе (чтобы получать сведения о том или ином документе, не обращаясь за помощью к сотруднику кадровой службы или к секретарю), так и для ведения некой статистики посещений. Обычной стала практика комментариев к журналам, в которых описана и их структура, и значение реквизитов, и особенности регистрации.
Сами журналы находятся на «общем доступе» на условии «только для чтения», в то время как секретарь (или иное лицо, ответственное за ведение того или иного раздела электронного массива информации) имеет права на редактирование и/или удаление. Поиск в журналах осуществляется с помощью встроенных средств MS Word и MS Excel (пункт меню «Правка», далее «Найти»).
К группе справочных сведений о компании относятся:
- презентация компании;
- коммерческие предложения;
- описание предлагаемых услуг, в том числе прейскуранты;
- карта и маршрут проезда;
- общие сведения (реквизиты) и другие.
Если в компании есть специалист по связям с общественностью, то в состав справочных сведений могут быть включены и пресс-релизы, и анонсы различных мероприятий, а также новости и т.д., включая даже результаты маркетинговых исследований.
Обновление данного информационного массива осуществляют различные сотрудники, занимающиеся разработкой упомянутых документов.
Эти материалы содержат важную информацию презентационного и справочного характера, они применимы в оперативной деятельности, на личных встречах с клиентами и партнерами для освещения отдельных сфер деятельности компании, на массовых мероприятиях (конференциях, семинарах, выставках, ярмарках и т.п.) для представления компании и рекламы ее продукции.
Они хранятся в электронной форме на общем доступе, чтобы сотрудник мог получить о них представление, ознакомиться с содержанием, заимствовать что-то при создании аналогичных материалов.
Поиск сведений осуществляется с помощью встроенных средств Windows, а эффективность поиска обеспечивает правильное именование файлов, когда в имени файла присутствует указание на тему, составителя, либо вид документа (Презентация, Коммерческое предложение, Прейскурант, Буклет и т.д.), а сами файлы рассредоточены по папкам, посвященным какому-либо вопросу или направлению деятельности. Указание составителя в имени файла позволяет также обращаться за дополнительной информацией непосредственно к исполнителю.
Особое место среди упомянутой информации о компании занимают справочные сведения о персонале
Это очень полезный материал, посвященный сотрудникам компании и внутрикорпоративным отношениям. Однако, в связи с конфиденциальным характером персональных данных, общедоступный массив включает только те сведения, которые могут быть оглашены без ограничений, а именно:
- имя, фамилия, отчество;
- возможно фотография сотрудника;
- дата рождения;
- должность, подразделение, контактные телефоны, и краткая информация о направлении деятельности, круге решаемых задач, реализованных проектах и т.п.;
- различные фотографии, в целом посвященные корпоративным мероприятиям и т.д.
- персональные и общие поздравления и т.п..
Эти информационные материалы, во-первых, должны полностью отражать корпоративную политику компании, которая в свою очередь не может противоречить положениям главы 14 Трудового кодекса РФ «Защита персональных данных работника», и, во-вторых, отражают отношения между людьми, работающих в данной компании.
Размещение информации в каждом конкретном случае индивидуально, общее только то, что для каждого сотрудника должно быть предусмотрено место, где будет храниться материал, посвященный ему и только ему. Также возможно создание папок, посвященных в целом компании, конкретным знаменательным датам и т.д.
Наличие в общем электронном массиве информации сведений о каждом сотруднике (для широкого доступа) практически «снимает» проблему поиска информации о соискателе (в случае поиска сотрудником нового места работы), а также ликвидирует возможность возникновения всевозможных слухов и домыслов (заболел, развелся и пр.) о личности сотрудника, и его карьерном росте (назначили, уволили, перевели).
Справочный материал о внешней среде - большой информационный массив, посвященный как отрасли деятельности компании, так и внешней среде в целом. В первую очередь, это база данных по организациям: органам власти, средствам массовой информации, партнерам, клиентам, руководящим и подчиненным организациям, организациям сферы обслуживания (гостиницам, железнодорожным и авиакассам и т.д.) и многим другим.
Данные сведения должны быть доступны всем сотрудникам, ими же пополняются в пределах своей компетенции. При описании организации или сферы деятельности обязательно указывается источник, то есть ответственное лицо, ведущий специалист, который может предоставить дополнительную информацию или ответить на возникшие вопросы.
Каталог библиотеки - каталог изданий, предоставляемых в пользование сотрудникам компании. В состав доступной литературы обычно входят книги, каталоги, журналы, газеты, рекламные проспекты и т.д. Ими пользуются все сотрудники организации, а для получения справки о наличии того или иного источника служит указанный каталог. Работу с ним ведет специально назначенное ответственное лицо, например, секретарь, который, в частности:
- наполняет и обновляет каталог;
- ведет учет выдачи литературы;
- информирует о новых поступлениях;
- выполняет заявки на приобретение литературы;
- подбирает источники по заданию руководителя;
- обеспечивает своевременный возврат литературы.
Кроме того, специально уполномоченное лицо осуществляет подписку на периодические издания, проводит анализ потребностей сотрудников компании в литературе, но соответствующие документы обычно хранятся в его персональном массиве.
Правильная организация документационных ресурсов и их оперативное обновление позволяет повысить их ценность, избежать повторного «изобретения велосипеда».
Часть документов и информации хранится у конкретного сотрудника, в силу того, что доступ к ним ограничен либо они полезны только для их держателя. Другая часть находится на общем доступе и необходима при решении самых разнообразных вопросов.
В результате правильного размещения документационных ресурсов компании ее сотрудники получают в распоряжение ценные источники информации, экономят время на их поиск и обработку, и хотя это не решает всех стоящих перед компанией задач, но значительно облегчает работу. А использование полученной информации дает сотруднику поистине бесценный опыт, обогащает его знания и навыки.
Что же касается работников кадровой службы, то электронный массив информации существенно экономит время (особенно для компаний, имеющих сеть филиалов по стране) и позволяет облегчить их работу (хотя бы в том, что касается приведения к единому корпоративному стандарту всех документов компании – от многочисленных форм заявлений, «висящих» в виде шаблонов на сайте компании в соответствующем разделе, до базовых локальных нормативных актов компании, ознакомление с которыми иногда вызывает серьезные затруднения у сотрудников).
В качестве примера можно порекомендовать посмотреть следующую ссылку www . acoy . ru , где в разделе «Локальные акты» и «Подразделения»/«Отдел кадров» «выложены» необходимые документы и шаблоны, существенно облегчающие работу кадровика.
Б. Мюллер
Читать
он-лайн
|
Кадровик
Плюс №41
Опять
о наболевшем — о пенсиях и вокруг них
часть 1
Пенсионная тема снова в центре внимание политиков и общественности. За последние два десятилетия в России и в других экономически развитых странах доля наемных работников снизилась с 85% от экономически активного населения до 60% и менее. В ближайшие 10 лет она понизится еще на четверть и составит менее 50% данной группы граждан. Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена.
Размышлениям на эту актуальную
тему и посвящен 41 номер нашего журнала.
|
|
|
Help-HR – профессиональная кадровая помощь! Все права защищены.
Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника.
Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала.
Все публикуемые локальные нормативные документы – положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях.
Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи.
Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы.
Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.
|
|