| |
Методы оптимизации численности персонала: четыре подхода
|
Проект по оптимизации численности всегда представляет собой сложную задачу для HR-специалиста. И сложностей здесь две группы. Первая носит эмоционально-этический характер и связана с тем, что никогда еще оптимизация — читай «сокращение» — численности не была популярным решением ни в среде HR-службы, ни тем более в среде самих сотрудников.
Любые проекты по оптимизации численности встречают серьезное сопротивление, так как результаты данной акции имеют более выраженный бизнес-характер, нежели связанные с гуманистической направленностью работы компании.
Второй сложностью, которая на фоне первой серьезно усугубляет ситуацию, является тот факт, что по вопросам оптимизации численности почти нет пособий, упрощающих эту неприятную для HR-специалиста процедуру. А если говорить о разных вариантах методов расчета оптимальной численности, то здесь нет готовых решений, учитывающих специфику работы компании, ее численность, характер управления, глубину проработанности бизнес-процессов и другие аспекты, так серьезно отличающие один бизнес от другого.
Данная статья призвана восполнить недостаток практических методов расчета оптимальной численности сотрудников, предлагая четыре метода, практика использования которых оказалась успешной в разных бизнес-ситуациях.
1. Метод, основанный на определении доли участия в бизнес-процессах
Этот метод легко может быть применен в компаниях с регламентированными бизнес-процессами или с несложной нерегламентированной структурой бизнес-процессов. Каждое подразделение и каждая должность/сотрудник вносят вклад в реализацию бизнес-процессов компании.
Суть метода заключается в том, что:
· зная перечень бизнес процессов;
· зная (оценив) вклад каждого подразделения;
· определив объем работы каждого отдела по вкладу в бизнес-процессы;
· можно определить профессиональные компетенции,необходимые подразделению для выполнения (квалификацию сотрудников);
· и объем работы, приходящийся на сотрудника каждой квалификации.
Таким образом, становится понятной необходимая численность персонала разной квалификации при существующих бизнес-процессах.
Дополнительно этот метод дает потом возможность решить вопросы оптимизации организационной структуры и должностных инструкций под бизнес-процессы и их потребности.
Плюсы данной системы расчета численности
Система позволяет рассчитывать необходимое количество персонала определенной квалификации в зависимости от бизнес-процессов. При их изменении или применении к другим бизнес-процессам происходит простой пересчет.
Минусы данной системы расчета
Если бизнес-процессы носят скорее формальный характер, часты отклонения от них, нет возможности при изменениях в реальном бизнесе вносить изменения в бизнес-процессы, то такой расчет численности не будет точно отражать потребности бизнеса.
Необходимые ресурсы для выполнения проекта
· Проведение интервью с владельцами бизнес-процессов для заполнения матрицы вклада разных сотрудников и отделов в их реализацию.
· Интервью с HR-департаментом или руководителями департаментов для определения структуры работы отделов. Заполнение опросных форм с целью определения временных затрат на выполнение работ.
2. Метод, основанный на оценке рентабельности кадрового ресурса
Вся работа, выполняемая в компании независимо от ее профиля, и вся работа, выполняемая сотрудниками независимо от профиля их должности, может быть классифицирована на четыре вида:
1. Технические виды работ.
2. Административные виды работ.
3. Аналитические виды работ.
4. Управленческие виды работ.
Однако компетенции сотрудников могут не соответствовать структуре выполняемой ими работы. В таком случае, работа:
· не будет выполняться эффективно;
· структура дохода не будет соответствовать используемым сотрудником навыкам.
То есть сотрудник и компания не будут удовлетворены друг другом.
Суть данного расчета численности заключается в:
· определении структуры работы каждой должности;
· определении структуры используемых компетенций на каждой должности;
· приведении в соответствие структуры компетенций структуре работы.
Например, если многие сотрудники используют дорогие для компании управленческие компетенции (постоянно принимают те или иные решения заново) или аналитические (заново анализируют каждый раз по-разному поступающую информацию), то, возможно, оптимизация заключается в привлечении более компетентных и дорогих руководителей и сотрудников аналитических отделов, что приведет к массовому снижению стоимости работы тех, кто будет, используя недорогие административные и технические компетенции, выполнять разработанные управленцами и аналитиками распоряжения и инструкции.
В результате сокращение численности и оптимизация затрат на ФОТ связаны с решениями, позволяющими более рентабельно использовать кадровый ресурс.
Плюсы данной системы расчета численности
Данная система расчета позволяет, не изменяя существующих бизнес-процессов, затронуть вопросы соответствия компетентности сотрудников выполняемой работе и провести оптимизацию организационной структуры, которая и даст сокращение численности и изменение ФОТ при сохранении продуктивности работы.
Минусы данной системы расчета
1. Необходимы обильные оценочные процедуры (интервью с руководителями и анкетирование).
2. Возможно, компания не готова по тем или иным причинам затрагивать вопросы компетентности сотрудников и их соответствия структуре работы.
3. Результатом часто является решение об изменении организационной структуры, к чему компания тоже может быть не готова.
4. Возможно, по результатам оценки рентабельности речь пойдет не только об увольнении, но и о замене сотрудников.
Необходимые ресурсы для выполнения проекта
· Необходимо проведение серии интервью с руководителями от среднего до высшего звена тотально.
· Необходимо проведение массового анкетирования (минимум один сотрудник каждой должности).
3. Метод, основанный на оценке вклада сотрудников в стратего-образующие цели компании
Компания преследует в своей работе и развитии определенные цели. Как правило, когда речь идет о целях компании, имеются в виду определенные приоритетные направления ее развития в сфере финансов, положения на рынке, внутренних бизнес-процессов, персонала на период в 3±2 года.
Носителями данных целей, их «авторами» являются акционеры и топ-менеджеры компании. Процедура разработки, оценки, взвешивания целей, определения индикаторных и целевых индексов, показателей их достижения и веса показателей, равно как и процесса каскадирования, опирается на систему BSC. В зависимости от стратегии компании сами цели и их вес могут меняться.
Цели будут достижимы в том случае, если персонал компании, его компетенции и численность пропорциональны вкладу, который необходим для их достижения. Так, в одном из проектов высоко-регламентированная компания в процессе самой регламентации породила множество аналитико-статистических и плановых отделов, которые были крайне необходимы на этапе регламентации и внедрения процессного управления. Но на момент запроса по оптимизации данные отделы уже не вносили вклад в достижение целей компании, что указывало на первоочередное сокращение их численности (при соответствующей автоматизации работы).
Суть данного метода заключается в том, что:
· определяются (выявляются, формулируются) стратего-образующие цели компании, происходит их балансировка, определяются целевые и индикаторные индексы;
· определяется на основании матрицы ответственности вклад каждого подразделения в достижение всех стратего-образующих целей компании. В результате рассчитывается общая для вклада каждого подразделения во все ключевые цели;
· на основании вклада подразделений в достижение стратего-образуюих целей и ключевых компетенций, необходимых для их достижения, определяется и пропорциональный состав персонала каждого подразделения и ФОТ подразделения (используется принцип инвестирования в персонал в соответствии с весом стратегических целей, что позволяет компании достигать именно тех показателей, на которые она нацелена).
Данный метод является достаточно простым и при этом эффективным, так как расчет численности ведется, исходя из принципа инвестирования в стратего-образующие цели компании.
Плюсы данной системы расчета численности
1. Безусловным плюсом является ориентация расчета на стратего-образующие цели.
2. Требует небольших затрат со стороны компании по организации самого проекта.
3. Формула расчета проста и зависит от ежегодного пересмотра целей.
4. Формула расчета понятна сотрудникам.
Минусы данной системы расчета
1. Необходимость проведения организационно-стратегической сессии с руководителями высшего уровня, которые могут оказаться к ней не готовы.
2. Необходимость того, чтобы руководители высшего уровня договорились о целях и прошли процедуру взвешивания целей.
3. Способность топ-менеджмента придерживаться достигнутых договоренностей в процессе управления.
Необходимые ресурсы для выполнения проекта
· Проведение организационно-стратегической сессии с топ-менеджерами.
· При необходимости — проведение тренингов (семинаров) для руководителей по системному управлению.
· При необходимости — дополнительное анкетирование линейных руководителей.
4. Метод, основанный на учете вариативности входов в бизнес-процессы
Не всегда регламентированные бизнес-процессы позволяют оптимизировать управление компанией, принадлежащей к холдингу. Сложности, в том числе с численностью персонала, наступают тогда, когда регламенты бизнес-процессов могут соблюдаться, но входы в бизнес-процессы не соответствуют плановым и зависят от работы других подразделений, на которые не распространяются регламенты и управление данной структурой. Например, когда подразделение подчинено задачам реализации продукции, но само наличие продукции на складе в соответствующем объеме, ассортименте, в соответствии со сроками и т. д. не может быть спланировано достаточно точно.
При этом персонал, работающий в подразделении, должен в рамках существующих процессов максимально эффективно осуществлять свою деятельность.
В данном случае процесс оптимизации численности должен опираться на расчет существующей вариативности при неопределенных входах и жестко заданных показателях на выходе бизнес-процессов.
Суть данного метода. Метод основан на:
· выявлении всех факторов, которые влияют на вариативность процесса и конечный результат;
· определении границ вариаций по каждому параметру;
· определении веса параметра с точки зрения простоты реализации продукции при его отклонении;
· определении производительности труда при разном сочетании возможных вариаций и разном соответствии (в %) текущих процессов или продукции нормальной, соответствующей заказам;
- определении производительности труда сотрудников разной категории при разных отклонениях, вариациях ключевых параметров.
В данном случае оптимальный размер численности будет подчинен тому, насколько вход в процессы соответствует запланированному и каковы вариации (% отклонения входа от запланированного по разным критериям). То есть при рассмотрении процесса реализации продукции будет опираться на такие показатели, как:
· План выпуска.
· Процент несоответствия реально поступившей продукции плановой продукции.
· Процент продукции, соответствующей полностью.
· Критерии, определяющие несоответствие, их влияние на срок реализации и процент отклонений от них в реальном процессе.
· Срок реализации при разном проценте соответствия сотрудниками с разной компетентностью.
· Другие (внутренние) факторы, влияющие на производительность труда.
Плюсы данной системы расчета численности
1. Данная система расчета численности идеальна в ситуации, когда реальная ситуация серьезно отличается от плановой и при этом стоит вопрос оптимизации численности.
2. Такая система подходит в первую очередь для структур, занимающихся реализацией продукции, поступления и параметры которой не всегда можно четко контролировать, а также для производственных структур, испытывающих высокую зависимость от поставок сырья и его параметров.
3. Данная система оценки может быть использована для расчета численности даже при перепрофилировании бизнес-структуры, так как учитывает формальные и ключевые переменные, влияющие на производительность труда и позволяющие увязать переменные, производительность, бизнес-процессы и численность.
Минусы данной системы расчета
1. Данная система расчета опирается на значительное количество переменных, сбор которых на начальном этапе выполнения проекта требует временных затрат от внутренних служб, в первую очередь от отдела аналитики.
2. Данный расчет требует мониторинга данных параметров.
3. Составление формулы расчета на основании полученных вариаций и оценки их веса является сложной аналитической процедурой и требует от тех, кто этим занимается, комплексного видения ситуации системного мышления.
Необходимые ресурсы для выполнения проекта
· Заполнение всеми руководителями, входящими в состав структуры, анкеты с указанием объективных, необходимых для расчета данных.
· Руководитель должен владеть информацией о требуемых для расчета показателях.
· Предоставление общих данных с пояснениями по бизнес-процессам структуры.
М. Колосова
«Top-Personal» + http://hr-portal.ru/article/metody-optimizacii-chislennosti-personala-chetyre-podhoda
Читать
он-лайн
|
Кадровик
Плюс №41
Опять
о наболевшем — о пенсиях и вокруг них
часть 1
Пенсионная тема снова в центре внимание политиков и общественности. За последние два десятилетия в России и в других экономически развитых странах доля наемных работников снизилась с 85% от экономически активного населения до 60% и менее. В ближайшие 10 лет она понизится еще на четверть и составит менее 50% данной группы граждан. Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена.
Размышлениям на эту актуальную
тему и посвящен 41 номер нашего журнала.
|
|
|
Help-HR – профессиональная кадровая помощь! Все права защищены.
Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника.
Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала.
Все публикуемые локальные нормативные документы – положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях.
Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи.
Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы.
Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.
|
|