Инструкция по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании

Чрезвычайных ситуаций в любой компании хватает с избытком. Случаи полной или частичной потери документации не редкость. Как застраховать себя от подобных потерь ? Что нужно и можно делать в условиях доступности электронных средств хранения информации ? Как осуществлять копирование и хранение документации, необходимой в работе любой компании? На эти и другие вопросы ответит Инструкция по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании.

Основаниями для разработки настоящей Инструкции по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании (далее - Инструкция) являются постановления Правительства Москвы от 27 апреля 2004 г. № 278-ПП «О мерах по дальнейшему развитию и повышении эффективности функционировании системы территориального страхового фонда документации города Москвы».

Целью разработки является определение единых правил подготовки документации для создания страхового фонда документации компании, что создает необходимость разработки методических пособий и инструкций, обеспечивающих единую методологию и организационно-техническую подготовку документации.

Инструкция устанавливает правила и порядок отбора и комплектования документации, хранящейся в архивах и библиотеках компании для ее микрофильмирования с целью восстановления оригиналов и использования правил при различных чрезвычайных ситуациях.

Отбор нормативных и справочных материалов производится для микрофильмирования и последующего использования их с целью:
- восстановления в оригинале;
- обеспечения работы компании в чрезвычайных обстоятельствах.

Отбору подлежит документация по важнейшим потенциально значимым направлениям деятельности компании, системе ее жизнеобеспечения, а также представляющим архивную ценность.

1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1 Настоящая Инструкция устанавливает состав, порядок отбора и комплектование проектной документации в компании.
Статус Инструкции - стандарт организации.
Основной функцией компании в комплексе работ по созданию страхового фонда документации является подготовка и поставка на микрофильмирование необходимой документации.

1.2. Инструкция содержит требования, предъявляемые к организации проведения и оформления отбора документации, к перечням материалов документации, нормативных и справочных материалов.

1.3. Документация из страховых фондов предоставляется при утрате оригиналов документов соответствующим подразделением компании для обеспечения восстановления структуры и легитимности деятельности компании.

1.4. В настоящей Инструкции использованы ссылки на следующие нормативно-методические документы:
- ГОСТ 13.1.002-2003 «Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы»;
- ГОСТ Р 33.301-2006 «ЕР СФД. Общие требования к подготовке и поставке документов для страхового микрофильмирования»;
- ГОСТ Р 50779.30-95. Статистические методы. Приемочный контроль качества. Общие требования;

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО ОТБОРУ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ СТРАХОВОГО ФОНДА

2.1 Подразделения компании для создания СФД, выполняют следующие основные виды работ:
- участвуют в планировании работ по созданию СФД;
- осуществляют отбор и комплектование документов;
- разрабатывают комплектовочные документы;
- оценивают качество документов;
- приводят, при необходимости, документы в состояние, отвечающее требованиям ГОСТов;
- вносят необходимые изменения в документацию перед ее отправкой на микрофильмирование, ведут учет замикрофильмированной документации.

2.2. Для обеспечения выполнения указанных в п. 2.1 работ в каждом подразделении - поставщике документации создается группа страхового фонда документации (далее - группа СФД). Группа СФД создается приказом генерального директора комании с назначением руководителя группы СФД и утверждения Положения о группе СФД компании и функциональных обязанностей членов группы.

2.3. Для организации и проведения работ по отбору и поставке документации для создания СФД от группы одинаковых по номенклатуре компании в ее подразделениях создаются экспертные комиссии под председательством линейных менеджеров, в состав которых включаются ведущие специалисты/менеджеры этих подразделений и группы страхового фонда документации.

2.4. В своей работе экспертные комиссии руководствуются Положением о СФД компании.

2.5. Отбор документации для создания страхового фонда должен проводиться в соответствии с действующими нормами и правилами, Положением о едином порядке подготовки документации и настоящей Инструкцией.

2.6. Результатом работы по отбору документации на существующие подразделения является составление перечня документации, подлежащей микрофильмированию, с учетом наличия и достаточности для выполнения определенных функций подразделения в чрезвычайных ситуациях любого рода (от землетрясения до захвата компании рейдерами).
Комплекты документации, подлежащие передаче в службу СФД для микрофильмирования, подвергаются проверке на предмет их соответствия требованиям указанных выше ГОСТов.
Документы, не отвечающие требованиям ГОСТов, должны быть отправлены в на доработку, реставрированы или восстановлены. Документация может быть восстановлена с использованием компьютерной графики и других современных методов восстановления документов.
В случаях невозможности восстановления документации до требований ГОСТ экспертной комиссией принимается решение о передаче на микрофильмирование документов по нормам допустимых несоответствий с отметкой «Документы пониженного качества» (Приложение 1).
При отправке документов на повторное микрофильмирование в сопроводительном письме сообщаются выводы экспертной комиссии о необходимости внесения изменений в существующих копиях документов (Приложение 4, Раздел 6).

2.8. Отправка документации на микрофильмирование выполняется на основе договора со службой СФД .

2.9. Отбор материалов, отбираемым для повторного применения, определяется экспертными комиссиями.

2.10. Отбор нормативных документов литер «В», справочных материалов производят руководители подразделений в соответствии с заданием службы СФД и по плану представления на микрофильмирование документов на каждый календарный год.

2.11. При наличии соответствующего оборудования в спецлабораторию СФД могут передаваться документы на микрофильмах, изготовленных с учетом общих требований.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПОСТАВКЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СФД

3.1. Планированию работ по подготовке и поставке документации на микрофильмирование должна предшествовать работа по определению и утверждению перечней подразделений-поставщиков документации, которые являются основой планирования создания СФД.

3.2. Подразделение-поставщик разрабатывает перечень зданий, видов документации, на которые планируется создание СФД.

3.3. В перечень основных видов документов аварийного комплекта включаются проектные, эксплуатационные, инструктивные и другие виды документации, необходимые для проведения аварийно-спасательных работ по ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций.
Форма Перечня видов документации, подлежащей микрофильмированию для создания СФД компании (далее - Перечень СФД), приведена в Приложении 3.

3.4. Разработанный Перечень СФД утверждается генеральным директором компании.

3.5. На основе утвержденного сводного Перечня СФД до подразделений-поставщиков доводятся перечни документации, подлежащей поставке, для создания СФД на планируемый календарный год.

4. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОСТАВЛЯЕМОЙ В СЛУЖБУ СФД ДЛЯ СТРАХОВОГО ФОНДА

4.1. На основе многолетнего опыта проведения работ по восстановлению документации для создания страхового фонда документации комплект отбираемой документации должен быть сформирован в минимальном объеме, обеспечивающем выполнение аварийно-восстановительных работ, и быть достаточным для разработки проектов восстановления деятельности компании и ее бесперебойной работы в любых чрезвычайных ситуациях.

4.2 Состав и комплектность документации, поставляемой для создания страхового фонда, определяется генеральным директором компании.

4.3. Кроме того, комплект должен содержать:
- технологический раздел с пояснительной запиской и технико-экономическими показателями по существующему производству;
- решения по инженерному оборудованию (отопление, вентиляция, водоснабжение, канализация, электроснабжение и т.д.);
- решения по внутриплощадочным и внеплощадочным инженерным сетям; пояснительную записку описания трассировки инженерных коммуникаций с указанием их диаметра и протяженности;
- профили с гидрогеологическими изысканиями и характеристикой оснований под трубопроводами, каналами и коллекторами (утверждаемая часть);
- сводный план инженерных сетей, проиллюминированный от точки присоединения до ввода в сооружения и согласованный с Отделом подземных сооружений ГУП «Мосгоргеотрест»;
- энергетический паспорт проекта;
- раздел проекта инженерно-технических мероприятий ГО и ЧС, согласованный Управлением гражданской защиты г. Москвы;
- техническое заключение по инженерно-геологическим изысканиям ГУП «Мосгоргеотрест» со штампом и печатью;
- техническое заключение о состоянии несущих конструкций существующих зданий (при проведении реконструкции, надстройке, пристройке);
- акт обследования конструкций строений и инженерных коммуникаций, попадающих в зону строительства, для фиксирования состояния эксплуатируемых зданий и сооружений.

4.4. Допускается по заключению экспертной комиссии поставка на микрофильмирование материалов технологического раздела существующих потенциально опасных предприятий с морально и физически устаревшим технологическим оборудованием, с учетом целесообразности использования новых технологий и оборудования при их реконструкции.

4.5. Рабочая документация, комплектуемая для создания страхового фонда, должна соответствовать фактическому состоянию (на год подготовки к микрофильмированию) имущества компании, включая здания и сооружения, а также подземные коммуникации. Для этого в подлинники документации должны быть внесены необходимые изменения, имеющиеся на объектах, в соответствии с требованиями ГОСТ.

4.6. В отбираемые нормативные документы должны быть внесены опубликованные и согласованные изменения, поправки и дополнения на соответствующий год.

4.7. В составе отбираемой документации для страхового фонда должны быть следующие общеплощадочные материалы:
- данные по гидрогеологическим условиям площадки;
- генеральные планы с экспликацией объектов;
- совмещенные планы инженерных сетей и другие материалы в объеме, достаточном для определения источников энерго- и водоснабжения, их расположения и пропускной способности сетей, а также чертежи сооружений на сетях в объеме, достаточном для восстановления сетей.
Отбираемые материалы на отдельные объекты, кроме основных чертежей, должны содержать:
- по технологической части: данные по составу компании, схеме производства, характеристике и номенклатуре выпускаемой продукции, трудоемкости, численности работников, потребности в материалах и пр., а также спецификации на технологическое оборудование, подъемнотранспортное и другое оборудование, приборы и изделия;
- по инженерным системам: данные по расходу воды, стоков, энергии, а также спецификации на материалы и оборудование;
- по архитектурно-строительной части: данные по категориям пожаро- и взрывоопасности производств, степени огнестойкости зданий и сооружений, нормативным нагрузкам и другим условиям расчета конструкций, перечни примененных стандартов, типовых чертежей и чертежей повторного применения, а также проектные материалы на специальные строительные работы (если таковые производились).

4.8. В целом за состав и объем проектной документации, поставляемой в СФД на микрофильмирование, отвечает руководитель подразделения-поставщика.

5. КОМПЛЕКТНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОСТАВЛЯЕМОЙ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СФД

5.1. Документы, поставляемые для создания СФД, объединяются по содержанию и структуре в комплекты, представляющие собой совокупность документов, необходимых и достаточных для выполнения определенных функций и задач, относящихся к конкретным видам документации.

5.2. Основным комплектовочным документом, определяющим состав комплекта документации, поставляемой для создания СФД, является ведомость комплекта соответствующего вида документации (ВКД).
Ведомости комплектов документации разрабатываются подразделением-поставщиком документации, утверждаются руководителем подразделения и являются основными регламентирующими документами для сбора, комплектования и отправки документации.

5.3 Типовая форма ведомости комплекта документации (ВКД) представлена в Приложении 4.
При разработке ведомости комплектов различных видов документации следует руководствоваться следующими основными положениями:
Титульный лист ВКД должен в обязательном порядке содержать:
- полное наименование комплекта, обеспечивающее его однозначную идентификацию;
- запись о внесении в документы комплекта всех изменений на момент заполнения ВКД;
- место для записи полного количества физических листов документов в комплекте и обозначения микрофильма, на котором замикрофильмирован данный комплект документации (указанные параметры заполняются службой СФД после завершения микрофильмирования);
- утверждающая подпись руководителя подразделения-поставщика документации.
Последующие листы ВКД должны содержать следующие основные графы:
- графу «Строка №», в которую записывается порядковый номер записи, отведенный под каждый отдельный документ комплекта;
- графу «Наименование», в которой указывается наименование каждого документа в соответствии с основной надписью на этом документе;
- графу «Обозначение», в которой указывается обозначение каждого документа, входящего в комплект;
- графу «Количество листов по форматам», в которой указывается общее количество листов, на которых выполнен документ;
- графу «Гриф секретности», в которой указывается гриф секретности и количество листов каждого грифа (только в случае наличия такой необходимости);
- графу «Обозначение микрофильма», в которой указывается обозначение микрофильма, содержащего данный документ (заполняется службой СФД);
- графу «Адрес документа», в которой указываются номера кадров размещения документа на микрофильме;
- графу «Примечание», в которой указываются особые отметки о документах, входящих в комплекты.
Каждый ВКД должен быть подписан ответственным исполнителем с указанием его должности. ВКД по качеству исполнения должна быть пригодна к микрофильмированию.

5.4. Для создания страхового фонда восстановительной документации на каждое подразделение (а также имущество, включая здания и сооружения) вошедшие в Перечень СФД, разрабатывается ведомость комплекта документации для восстановления предприятия (ВКПД).

5.5. В общем случае ВКПД состоит из следующих основных разделов:
- проектная (рабочая) документация компании (включая документацию на здания, сооружения);
- рабочая документация на инженерные сети, наземные и подземные коммуникации.

5.6. Для создания страхового фонда аварийного комплекта документации (АВК) каждое подразделение разрабатывает ведомость аварийного комплекта документации (ВАКД).

5.7. По своей структуре ВАКД состоит из следующих разделов:
- планы территории, схемы помещения и планы местности;
- план эвакуации работающей смены, обеспечение безопасности персонала и населения;
- схемы газо-, водо-, тепло- и электроснабжения;
- руководящие и нормативные документы; проектная документация; конструкторская документация;
- технологическая документация;
- уставные документы;
- финансовая отчетность;
- бизнес-планы;
- база данных поставщиков, партнеров, клиентов;
- кадровая документация (включая документацию по личному составу).

6. ПОРЯДОК КОМПЛЕКТОВАНИЯ, И ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТАЦИИ НА МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЕ

Комплекс работ, выполняемых в подразделении-поставщике документации по комплектованию, подготовке и отправке документации на микрофильмирование для создания СФД, состоит из следующих основных этапов:
- подборка всего комплекта документов в соответствии с утвержденной ВКД или отдельных партий документов, входящих в полный комплект;
- проверка качества подобранных документов и проведение их регистрации и доработки;
- внесение в документы изменений, утвержденных на момент подборки документов для комплекта;
- разработка сопроводительного перечня (СП) на отправляемую партию документов;
- паковка и отправка документов в службу СФД.

7. ПОДБОРКА КОМПЛЕКТА (ПАРТИИ) ДОКУМЕНТОВ

Подборка каждого комплекта документов, предназначенного для создания СФД, осуществляется в соответствии с разработанной и утвержденной ведомостью комплекта документации (ВКД). В случае больших по объему комплектов документации целесообразно осуществлять подборку и отправку документации отдельными партиями документов, входящих в полный комплект.
В состав комплекта (отдельной партии) документов отбираются подлинники документов, а при их отсутствии - дубликаты или учтенные (заверенные) копии документов.
В случае отсутствия на предприятии необходимых подлинных документов и пригодных для микрофильмирования их дубликатов или учтенных копий следует запросить указанные документы у держателя подлинников непосредственно.

8. ПРОВЕРКА КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ, ИХ РЕСТАВРАЦИЯ И ДОРАБОТКА

Собранные документы, предназначенные для микрофильмирования, должны удовлетворять следующим основным требованиям по качеству и физическому состоянию в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003:
- документы должны быть выполнены на бумаге, картоне, пленке, кальке или других материалах, предназначенных для алфавитно-цифровой и графической информации;
- графика и текст должны иметь равномерную плотность, контраст и четкость изображения по всему полю документа;
- графика и текст документа должны хорошо читаться, линии, буквы и знаки должны быть не расплывшимися и хорошо читаемыми;
- на документах должны быть изображены знаки «+», «--», запятые, точки, градусы, начало и конец размерных выносных линий;
- не допускается касание линий буквами, цифрами, знаками;
- документы, выполненные с использованием темплетов, должны иметь одинаковую оптическую плотность как темплетов, так и основы документа, темплеты должны быть наклеены по всему контуру;
- не допускаются следы клея, пятна, сгибы, потертости, разрывы и другие физические повреждения, затрудняющие восприятие информации на документе;
- разность значений оптической плотности элементов изображения и основы документа должна иметь не менее 1,0 при максимальной оптической плотности непрозрачной основы документа 0,25 по ГОСТ 26661-85;
- толщина линий на документе должна быть не менее 0,2 мм, расстояние между линиями (штрихами) - не менее 0,8 мм, высота букв и цифр - не менее 1,8 мм.

9. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТАЦИЮ

Во все отработанные для поставки на микрофильмирование документы должны быть внесены изменения в соответствии с ГОСТ 2.503-90 ЕСКД на момент комплектования документации.
Для определения необходимости внесения изменений в ранее поставленную и уже замикрофильмированную документацию в подразделении-поставщике ежегодно проводится анализ изменений, внесенных в действующую документацию с момента ее последнего микрофильмирования.
По результатам анализа внесенных в документацию изменений подразделение-поставщик документации составляет акт, в котором указывается перечень документов, подлежащих отправке на повторное микрофильмирование из-за внесенных в них принципиальных изменений.

10. РАЗРАБОТКА СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПЕРЕЧНЯ НА ОТПРАВЛЯЕМУЮ ПАРТИЮ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ

В случае если комплект документации формируется и отправляется отдельными партиями, на каждую отправляемую партию документов составляется сопроводительный перечень (СП), который является основным комплектующим сопроводительным документом для конкретной партии документов.
Порядок заполнения граф СП аналогичен заполнению граф ВКД. СП, так же как и ВКД, составляется в трех экземплярах.
На документацию из состава ВКД, имеющую гриф «Секретно» и выше, составляется отдельный сопроводительный перечень.
В случае, если весь комплект документации отправляется одной партией, то СП не разрабатывается, а его роль выполняет ВКД
Отправка документации на микрофильмирование осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 33.301-2006.

Приложения

Читать он-лайн   Кадровик Плюс №41 Опять о наболевшем — о пенсиях и вокруг них часть 1 Пенсионная тема снова в центре внимание политиков и общественности. За последние два десятилетия в России и в других экономически развитых странах доля наемных работников снизилась с 85% от экономически активного населения до 60% и менее. В ближайшие 10 лет она понизится еще на четверть и составит менее 50% данной группы граждан. Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена. Размышлениям на эту актуальную тему и посвящен 41 номер нашего журнала.

Help-HR – профессиональная кадровая помощь! Все права защищены. Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника. Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала. Все публикуемые локальные нормативные документы – положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях. Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи. Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы. Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.