Как создать эффективное рабочее место для удаленного сотрудника?

Уже прошло время, когда сотрудники были привязаны к офису, и все больше компаний сталкиваются с проблемой эффективности мобильных или удаленных сотрудников. Какие существуют способы обеспечить их всем необходимым?

Появление мобильных гаджетов и быстрый доступ в Интернет сделали возможными работу откуда угодно и практически с любого устройства. Но если сотруднику просто выдать ноутбук или планшет и сказать «работай!», его производительность труда будет крайне низкой, а также важные и, порой, конфиденциальные данные будут подвергаться опасности.

Всем знакомы ситуации, когда сотрудники, выпущенные «в поле» теряют данные на флешках, до них невозможно дозвониться в нужный момент, они не могут подключиться к веб-конференции, когда это необходимо, а конфиденциальные данные оказываются отправленными в обычных письмах с личного ящика. Однако всего этого можно избежать, если грамотно подойти к вопросу оснащения сотрудников вне офиса. Для организации качественного рабочего места на мобильном компьютере необходимо использовать специальные программы, о которых мы расскажем в этой статье. Они помогают решить ряд важнейших вопросов для организации трудового процесса мобильных профессионалов.

Как сохранить и защитить данные?

Можно выделить четыре основные проблемы защиты и безопасности данных:

· Обеспечение легкого доступа к файлам из любого места и с любого устройства.

· Защита корпоративной информации в случае потери или поломки ноутбука или планшета.

· Восстановление данных при программных сбоях.

· Предотвращение кражи данных, которыми обмениваются ваши сотрудники.

Для решения этих проблем требуется участие как компании, так и удаленных сотрудников. Решив привлечь удаленных сотрудников, компания должна быть готова предоставить им необходимые сведения о важности защиты корпоративных данных и о правильном обращении с собственностью компании. Недостаточно просто передать им письменные документы: их важно надлежащим образом обучать с помощью рабочих встреч, семинаров и лекций. Это позволит сотрудникам придерживаться правил компьютерной гигиены.

Удаленная работа также означает наличие доступа к устройствам, файлам и серверам компании. Такой доступ должен сопровождаться надежными процедурами аутентификации и может включать даже двухэтапную проверку.

Резервное копирование — прекрасный способ защиты данных и обеспечения правильного баланса между сервисами на месте и облачными сервисами. Оно позволяет сохранять резервные копии данных компании и в то же самое время обеспечивать предоставление сервисов на месте, если данные в облачном хранилище были взломаны.

Исключить кражу устройств у удаленных сотрудников практически невозможно. Однако, чтобы снизить риск кражи, сотрудников следует научить правилам обращения с устройствами. Существует ряд программ, позволяющих отслеживать устройства, в частности мобильные, в случае кражи. Также существуют приложения, которые позволяют удаленно стирать данные на украденных устройствах и тем самым помогают избежать попадания данных компании в руки злоумышленников.

Удаленный доступ

Возможность удаленного доступа к корпоративным данным из любого места уже несколько лет используется большинством компаний. Это снижает риск потери корпоративных данных и может быть полезным при работе с конфиденциальными данными. Одним из традиционных методов предоставления сотрудникам безопасного доступа к сети компании из любого места является программное обеспечение для VPN (виртуальных частных сетей). Данное программное обеспечение позволяет сотрудникам шифровать все свои действия в сети. Оно также позволяет использовать защищенную сеть для конфиденциальных данных. Количество VPN-приложений постоянно растет, и некоторые из них могут использоваться также и для мобильных устройств.

Благодаря развитию технологий в последние несколько десятилетий, для получения безопасного доступа к корпоративным данным, файлам и определенному программному обеспечению, независимо от географического положения, может использоваться такое программное обеспечение для удаленного доступа. Это ПО позволяет пользователям решить ряд проблем, с которыми они сталкиваются при работе с программным обеспечением для VPN, избежать сложной настройки и работать в любом месте без каких-либо ограничений. Они могут получить доступ к своему офисному компьютеру и работать на нем так же, как и за собственным столом.

Как организовать совместную работу с документами

Чтобы вместе работать с документами необходимо использовать специальное программное обеспечение (ПО). К счастью, разработчики ПО уже давно догадались, что нам нужно именно это, и тут не нужно никаких изысков – подойдут вполне стандартные средства, которые помогут:

· Совместно составлять документы

· Вносить правки и комментарии на лету

· Постоянно создавать резервные копии важных файлов

Если ваша компания использует лицензии Microsoft Office, прекрасно! Эта система работает сегодня в режиме онлайн и может быть установлена в том числе на ноутбуки и мобильные устройства, включая смартфоны и планшеты. Начиная с версии 2016 года, а также в онлайн-сервисе Microsoft Office 365 можно работать с документами вместе, оставлять предложения и пометки, комментировать и дорабатывать текст вообще параллельно, чтобы как можно быстрее закончить нужный договор, отчет или презентацию. При этом документы будут сохранены онлайн в Microsoft OneDrive или другом выбранном вами облачном хранилище.

Второй вариант, независящий от платформы, а значит - доступный на любом устройстве – это GoogleDocs. Система работы с документами от Google позволяет делать все то же самое, но с некоторым ограничением функций. Прелесть этого сервиса заключается в том, что на ПК и ноутбуках работа идет прямо в браузере – то есть вы ничего не сохраняете на удаленном компьютере. Правда при этом хочешь-не хочешь придется привязаться к облачному хранилищу Google Drive.

Как поддерживать общение между сотрудниками

Чтобы удаленный сотрудник был полностью вовлечен в работу всей команды, давно уже разработаны специальные средства, называемые «унифицированные коммуникации». Подобная система подразумевает подключение специального корпоративного чата, систем IP-телефонии и видеоконференцсвязи, а также общих панелей задач для каждого сотрудника. Такие решения позволяют:

· Общаться голосом, текстом или в видеочате

· Всегда находить сотрудника, когда это необходимо

В результате, если вам нужно обратиться к человеку, не потребуется выяснять, на каком он мобильном, и где вообще находится – достаточно нажать на кнопку вызова. Для этого можно использовать различные системы унифицированных коммуникаций, например, виртуальную АТС. Подключив единый номер от провайдера облачной телефонии, можно настроить нужную переадресацию звонков, собирать аудио-конференции. Чтобы проводить виртуальные семинары и собрания, лучше всего подходят такие мультиплатформенные решения, как TeamViewer. Преимуществом данного класса ПО можно считать поддержку всех популярных мобильных платформ (включая Windows, iOS и Android), что позволяет участвовать в семинарах, конференциях, планерках и просто собраниях любым сотрудникам, в том числе, работающим со смартфона или планшета. Был бы только доступ в Интернет.

Как обеспечить поддержку пользователей

Однако все, что описано было выше, не имеет никакого смысла, если у сотрудника просто не включается нужный инструмент, не работает доступ или произошла еще какая-то неприятность. Поэтому важным элементом инфраструктуры мобильной работы по праву считается система поддержки пользователей, которая позволяет:

· Автоматически настраивать подключения с любых устройств

· Защищать корпоративные данные на планшетах, смартфонах и ноутбуках

· Моментально обращаться за помощью к ИТ-специалистам

Мы не случайно упомянули TeamViewer ранее, потому что данная система кроме организации совместных мероприятий, также включает в себя возможности удаленной поддержки. Если пользователь сталкивается с какой-либо проблемой, сотрудник ИТ-отдела может подключиться к устройству удаленного сотрудника и решить проблему, не прибегая к долгим объяснениям. В этом нет ничего сложного для пользователя – на рабочем столе всегда будет кнопка запроса удаленной помощи.

Стратегия мобильной работы

При правильном подходе можно гарантировать эффективность мобильной рабочей силы и делает возможным использование любых устройств пользователей, включая смартфоны, планшеты и ноутбуки на любых платформах и с любыми операционными системами.

Вытекающие из стратегии «мобилизации» увеличение фактического рабочего времени и постоянная доступность специалистов для выполнения своих должностных обязанностей, не заставят долго ждать повышения бизнес-показателей. Таким образом, при минимальных затратах можно развернуть в свою пользу ситуации разъездов, командировок и отсутствия пользователей на своих местах в офисе, а также подключить к работе сотрудников из удаленных офисов и других регионов.

Аксель Шмидт, компания TeamViewer

При содействии Business Communications Agency| Moscow, Russia www.bcom.ru

Читать он-лайн   Кадровик Плюс №41 Опять о наболевшем — о пенсиях и вокруг них часть 1 Пенсионная тема снова в центре внимание политиков и общественности. За последние два десятилетия в России и в других экономически развитых странах доля наемных работников снизилась с 85% от экономически активного населения до 60% и менее. В ближайшие 10 лет она понизится еще на четверть и составит менее 50% данной группы граждан. Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена. Размышлениям на эту актуальную тему и посвящен 41 номер нашего журнала.

Help-HR – профессиональная кадровая помощь! Все права защищены. Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника. Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала. Все публикуемые локальные нормативные документы – положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях. Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи. Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы. Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.