Трудовые книжки. Рекомендации по оформлению

Статья 66 Трудового кодекса РФ «Трудовая книжка» (Извлечение) «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». В статье приведены некоторые интересные факты из истории трудовых книжек, позволяющие лучше понять истоки сложностей, возникающих у кадровиков при их оформлении. Даны образцы формулировок записей и рекомендации по оформлению.

Национальной особенностью страны советов, а сейчас - России, является то, что принятие новых нормативных правовых актов (в данном случае в области трудовых отношений) практически всегда игнорирует опыт предыдущих поколений, а уж если и учитывает — то, как правило (подтверждаемое практикой жизни), берет оттуда самое худшее. И при советской власти и сейчас во всех гражданах страны власти старались и стараются видеть слуг государства. В первые годы советской власти был популярен тезис о том, что все повинности должны были стать всеобщими. В первых большевистских законодательных актах неоднократно подчеркивалось, что «рабочее и крестьянское правительство республики ставит своей непосредственной задачей привлечение всех граждан к всеобщей трудовой и воинской повинности». А любая всеобщая повинность предполагает тотальную регистрацию, и военнообязанных переписывали вместе с трудоспособными. Всякий занесенный в списки гражданин, имеющий две руки и две ноги, мог быть мобилизован на уборку снега, заготовку дров или же рытье окопов. А принятая в июле 1918 года Конституция придала всеобщей трудовой повинности характер общегосударственного закона. Все шло к тому, что свидетельство о труде на благо государства должно стать чуть ли не основным документом.

Однако, хотя и звучит как парадокс, но... первыми трудовые книжки получили не победившие пролетарии, а всевозможные классово чуждые элементы.

В октябре 1918 года СНК издал Декрет о трудовых книжках для нетрудящихся (Приложение № 1). В этом документе говорилось, что поскольку труд является обязанностью граждан республики, то вместо паспортов и прочих удостоверений личности теперь будут использоваться трудовые книжки. В перспективе трудовые книжки собирались выдать всем гражданам страны, но в первую очередь их должны были получить нетрудящиеся элементы, к которым были отнесены:

«1. Лица, живущие на нетрудовой доход, поступления с имущества, проценты с капитала.
2. Лица, прибегающие к наемному труду с целью извлечения прибыли.
3. Члены советов и правлений акционерных обществ, компаний и всякого рода товариществ и директора этих обществ.
4. Частные торговцы, биржевые маклеры, торговые и коммерческие посредники.
5. Лица так называемых свободных профессий, если они не выполняют общественно­полезных функций.
6. Всякие лица, не имеющие определенных занятий, - например, бывшие офицеры, воспитанники юнкерских училищ и кадетских корпусов, бывшие присяжные поверенные и их помощники, частные поверенные и прочие лица данной категории... ».

Поскольку речь шла о нетрудящихся, в трудовую книжку вносились сведения о выполнении возложенных на «нетрудящийся элемент» общественных работ. Лица, не имеющие трудовой книжки, могли быть оштрафованы на 1000 рублей или же подвергнуты тюремному заключению на срок до полугода. А поскольку трудовая книжка приобретала статус чуть ли не основного документа, без нее нельзя было ни перемещаться по стране, ни получать продовольственные карточки. Этот странный документ назывался временным трудовым свидетельством для буржуазии, однако на нем почему-то было написано: «Пролетарии всех стран, соединяйтесь!». Правда, рядом располагался более уместный лозунг: «Кто не работает, да не ест!»

Победившие пролетарии стали получать трудовые книжки лишь после того, как в декабре 1918 года ВЦИК принял Кодекс законов о труде, согласно которому «каждый трудящийся обязан иметь трудовую книжку, в которую заносятся отметки о произведенных им работах и полученных вознаграждениях и пособиях». Эти трудовые книжки уже не заменяли собой паспорта. Сюда лишь вносились сведения о работе, зарплате и наградах. Теоретически трудовые книжки должны были получить все трудящиеся, однако крестьяне, конечно же, в виду не имелись.

Но и пролетарии никаких трудовых книжек не получили, и идея, казалось бы, заглохла. Правда, через полгода ВЦИК и СНК издали новый декрет, предписывавший введение трудовых книжек в Москве и Петрограде (Приложение № 2). Согласно этому декрету, трудовая книжка становилась-таки документом, заменяющим паспорт, и выдавалась она лишь в обмен на паспорт. Кроме информации о перемещениях по службе и доходах в трудовые книжки теперь вклеивали и марки об уплате налогов. Сюда же вносились и отметки о получении продовольственных карточек. Однако идея снабдить всех жителей Москвы и Петрограда универсальным документом, фиксирующим отношения гражданина и государства, реализована не была. Трудовые книжки выдавали, однако заменить ими паспорта и другие документы так и не удалось. Но большевики, как известно, не сдаются, и законодательные акты о введении трудового документа издавались с завидной регулярностью. В 1924 году ввели трудовые карты, в 1926 году на смену им пришли трудовые списки. [1]

Обыватели, которым выдавали новые бумажки, были в панике, поскольку для заполнения трудового списка требовалось документально подтвердить все этапы прохождения службы. И это в стране, где во время революции и гражданской воины погибло огромное количество ведомственных архивов! Далеко не все служащие имели возможность подтвердить сообщаемые ими сведения документально, поэтому предусматривалась возможность записей со слов работника. В этих случаях в список вносилось уточнение: «Не подтверждено документами». Инструкции позволяли вносить эти неподтвержденные сведения в трудовые списки, но при исчислении стажа эти сведения в расчет не принимали. Документально подтвержденная служба царскому правительству засчитывалась в трудовой стаж, а вот полученные за ту же службу царские награды не признавались.

Вообще-то трудовой список очень напоминал дореволюционные формулярные списки и даже имел перед своим предшественником некоторые преимущества. Так, причины увольнения вносились сюда лишь по просьбе работника. А внесение в трудовой список сведений, порочащих работника, было запрещено.

Где составители трудовых списков проявляли бдительность, так это при определении социального положения работников. На этот счет существовала целая инструкция, которая гласила: «Социальное положение служащего определяется по состоянию в момент вступления в советский государственный аппарат, причем:

а) к группе «рабочие» относятся лица, проработавшие до вступления в советский государственный аппарат непрерывно не менее трех лет на производстве, в сельском хозяйстве или на транспорте в качестве работников наемного физического труда;

б) к группе «крестьяне» относятся лица, занимавшиеся до вступления в советский государственный аппарат не менее трех лет сельским хозяйством, скотоводством, охотничьим промыслом или рыболовством при условии или ведения самостоятельного (не по найму) хозяйства, или участия личным трудом в коллективном хозяйстве, а также в хозяйстве своих родителей или родственников;

в) к группе «служащие» относятся лица, прослужившие до вступления в государственный советский аппарат в общей сложности не менее трех лет в государственных или частных учреждениях».

Наряду с глубокими российскими историческими корнями прямым прототипом тех трудовых книжек, которыми мы пользуемся до сих пор, были трудовые книжки, введенные в фашистской Германии 26 февраля 1935 года. В этих кондуитах учитывались все передвижения рабочего, а хранились они у администрации предприятия, которая получала возможность не отпускать желающего уйти работника, не отдавая ему трудовую книжку.

Такой способ перевести работника на полукрепостное положение оказался вполне созвучным идущей в СССР борьбе за трудовую дисциплину. И 20 декабря 1938 года, [2] когда Германия еще не стала после подписания пакта Молотова - Риббентропа союзницей СССР, а была ненавистным гнездом нацистов, СНК принял постановление «О введении трудовых книжек». Теперь трудовые книжки были одинаковыми как для рабочих, так и для служащих, то есть в глазах бюрократии положение разных слоев общества уравнивалось. Эти документы действовали на всей территории СССР, правда, в республиках они заполнялись не только на русском языке. За выдачу трудовой книжки взималась плата в размере 25 копеек, а за ее утерю — 25 рублей штрафа. Но дело было не в
25 копейках или же рублях! Работник, во-первых, оказывался намертво привязанным к своему предприятию. Во-вторых, государство, хотя и делегировало часть своих полномочий по выдаче трудовых книжек администрации предприятий (учреждений), но тем же постановлением - п.13 установило, что «все суммы, поступающие как от взимания платы за выдачу Трудовых книжек, так и от взимания штрафов за утерю Трудовых книжек, поступают в доход государства» и п.14 «незаконное пользование Трудовыми книжками, передача их другим лицам, подделка и подчистка их — караются в уголовном порядке». Т. е. все трудоспособное население страны было закреплено за социалистическими предприятиями, которые, в свою очередь, были всего лишь «филиалами» единого работодателя — социалистического государства.

Основное отличие «сталинских» трудовых книжек от «гитлеровских» заключалось в том, что немцы не указывали причину увольнения, а у нас такая запись делалась в обязательном порядке. (Это не оправдывает сущность фашистского государства, но, одновременно, показывает истинное «лицо» государства советского - прим. автора). Поэтому человек, уволенный за какие-либо нарушения или же по политическим мотивам, сталкивался с серьезными проблемами при устройстве на новом месте. Таким образом, эволюция советской трудовой книжки наконец-то завершилась.

«Сталинско­гитлеровский» «трудовой аусвайс» стал одним из основных документов советского человека. И по мере расширения границ СССР, трудящиеся присоединенных территорий получали трудовые книжки. Правда, особого восторга они при этом не испытывали. Весьма показательным в этом отношении является грозное постановление о трудовых книжках, которое Совет министров Эстонии издал летом 1951 года. В этом документе говорилось о том, что во многих случаях трудовые книжки на работников не заводятся. Так, по состоянию на 1 января 1951 года в Министерстве просвещения Эстонии не имели трудовых книжек 21,2 % всех работающих, в Министерстве местной и сланцехимической промышленности - 11,8 %, в главном управлении автотранспорта — 9,5 %. Едва ли в других недавно присоединенных республиках положение было более благополучным.

На протяжении всего советского периода трудовые книжки позволяли держать людей на коротком поводке. С их помощью можно было запретить работу по совместительству (для совместительства требовалось разрешение администрации, которая их давать очень не любила), а можно - и организовать административную высылку за тунеядство. Таким образом, человек, решивший работать на себя, а не на государство, автоматически оказывался вне закона (достаточно вспомнить, что статья Уголовного кодекса РСФСР, устанавливавшая наказание за тунеядство, была отменена только в начале 90-х годов).

После падения советской власти стало казаться, что трудовая книжка должна разделить судьбу партбилета и знака «Ударник коммунистического труда», то есть «кануть в Лету» и сохраниться лишь у коллекционеров. И действительно, в большинстве государств подобного документа нет. Пенсионным фондам, занимающимся начислением пенсий, безразлично, какой был стаж у клиента (и был ли вообще), был он с перерывами или непрерывным. Да и работодателям интереснее читать рекомендательные письма, чем сухой перечень назначений и увольнений.

Однако трудовая книжка разделила судьбу нашего государственного гимна и благополучно вошла в новую эпоху. Появились трудовые книжки нового образца.[3] Правда, новизна их настолько относительна, что, как говорится в соответствующем постановлении правительства РФ, «имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат».

К сожалению, как и тридцать лет назад, история с введением трудовых книжек т.-н. «нового образца» повторилась с удивительной точностью, спровоцировав при этом куда больше негативных последствий, чем в 70-е годы прошлого века.

Если попытаться проанализировать чем же конкретно трудовая книжка образца 2003 года отличается от предыдущих, а также - упростилось ли или, по крайней мере, улучшилось ли положение с оформлением трудовых книжек по сравнению с тем, что было в 90-е годы и ранее, то выяснится следующее:

«Плюсы»
- защищенность трудовой книжки образца 2003 г. от подделок стала значительно выше благодаря тому, что применяемые новые технологии - печати (качество), сшивания (нитью как в паспорте нового — 2000 г. образца), вкраплений в состав страницы, «светящихся» в ультрафиолетовых лучах и пр. все-таки делают невыгодным изготовление поддельных бланков;

«Минусы»
- возможность вшивать вкладыш (а он теперь изготавливается в обложке, хотя ранее - образец 1973 г. был без неё), таким образом, чтобы книжка не становилась похожей на распухший от всяких вложений кошелек, существенно уменьшилась. Аккуратно сшить вкладыш с книжкой практически очень трудно. (Вкладыш именно «вшивается», как того требует Инструкция, правда в ней нет точного указания на то — куда именно и как. Поэтому рискнем предложить свой вариант — см. ниже);

- места для внесения исправлений/изменений в сведения на титульном листе стало значительно меньше (не говоря уже о том, что места на внутренней стороне обложки хватит только для двух­трех записей, не более);
- места для внесения основных записей - сведений о работе стало существенно меньше, в то время как количество страниц, отведенных для внесения сведений о поощрениях/награждениях стало больше (видимо, предполагается опять вернуться к порочной практике присвоения почетных званий «ударник капиталистического труда» и/или «победитель капиталистического соревнования» вместо поощрения деньгами (что значительно дешевле для бюджета как страны, так и любой компании);

В подтверждение изменившегося законодательства
- отсутствуют страницы «сведения о назначении пенсии» - т.-к. теперь получение пенсии — задача самого работника и в трудовой книжке отражать эти сведения не обязательно;
- выдержки из весьма пространного документа - Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) — даны на 2-х страницах, но лишь выборочно, а не приведены полностью (как в случае трудовой книжки образца 1938 г., когда текст Постановления СНК СССР «О введении Трудовых книжек» от 20 декабря 1938 г. был приведен полностью.

Если же целью анализа станет возможность правильного ведения и заполнения трудовых книжек, то сделать это, не нарушая Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) и Инструкцию по заполнению трудовых книжек (Приложение № 1 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69), практически не возможно.

Вопросы заполнения - внесения соответствующих записей в трудовые книжки всегда (уже практически традиционно) - серьезная «головная боль» для кадровиков. Если следовать логике законодателя, установившего в ст. 66 Трудового кодекса РФ (Извлечение) «записи в трудовую книжку... должны производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса… и со ссылкой на соответствующие статью, пункт настоящего Кодекса», то добрая половина Инструкции и Правил просто не имеет право на существование, даже несмотря на то, что в них и написано, что они разработаны и утверждены в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Так, например, примеры заполнения сведений о работе (особенно в части, касающейся расторжения трудовых отношений), приведенные в Инструкции, прямо противоречат Трудовому кодексу (см. примеры), а такие положения, как п. 2.1. «Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом: фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);» просто вызывают недоумение.
Приведенные ниже варианты оформления записей трудовых книжек, по мнению автора, отвечают не только положениям Кодекса, но и логически оправданы и обоснованы.

Безупречное заполнение трудовой книжки и достоверность содержащихся в ней сведений имеет прямое отношение к оценке будущих пенсионных прав работника. Однако, к сожалению, почти 100 % трудовых книжек (по данным на начало 2004 года) оформлены не просто с теми или иными нарушениями, но и, в основном, вообще неправильно. Что можно сделать, как можно изменить и исправить ситуацию - актуальный вопрос сегодняшнего дня.

Термины и определения
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин.
Изменения вносятся тогда, когда в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности.

А вот дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна (или утрачена) или испорчена. [4]

Есть еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности, либо небрежности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо «11.01.1987» написать «11.10.1978». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марина, Дмитрий и Димитрий, Геннадьевна и Геннадиевна, и т.-п. Т. к. Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Приложение № 1 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. При этом испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить (и опять законодатель не уточняет - каким именно способом — порвать, сжечь, или, например, продырявить (перенимая опыт избирательных комиссий по отношению к неиспользованным бюллетеням) и т.-д.) с составлением соответствующего акта. (Приложение № 4)

Классическая ситуация - сотрудница вышла замуж и взяла фамилию мужа. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. (В начале XXI века перемена пола уже не такое уж и редкое явление. Однако универсальной нормы в нормативных правовых документах на сей счет нет. Если паспорт можно и нужно в этом случае менять, то что делать с трудовой книжкой — ответить однозначно вряд ли кто сможет). Причиной может послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а, кроме того, неблагозвучие фамилии или имени.
Все эти изменения необходимо внести в трудовую книжку работника.

Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. При этом зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.

Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

При изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать только один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения (тем более, что сегодня паспорт оформляется при любом изменении). А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.

Также надо иметь в виду и то, что согласно п.2. «Заполнение сведений о работнике» (Извлечение) Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение № 1 к Постановлению Минтруда России от
10 октября 2003 г. № 69) «2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта,водительских прав и др.);»

К чему это может привести, долго гадать не приходится. Примеров оформления трудовых книжек на основании данных таких сомнительных документов, которые появились в Инструкции благодаря чиновникам Минтруда РФ, уже более, чем достаточно.

Тяга трудящихся к образованию (особенно заметная в последние лет десять) и диверсификация системы и уровней образования, привели к тому, что сведения об образовании, профессии, специальности сегодня - самая изменяемая графа на титульном листе трудовой книжки. Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее образование), а впоследствии получил среднее профессиональное образование, потом поступил в высшее учебное заведение и, окончив его, получил степень бакалавра, потом, продолжив обучение, стал магистром, а закончив аспирантуру стал кандидатом наук и т.-д. При этом в соответствии с пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. Где уместить такое количество вполне нормальных записей на первой странице трудовой книжки образца 2003 г., остается только гадать. Иного же места для них не предусмотрено. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки.

Пример
В строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «сантехник». Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер».

Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые кадровики считают, что такая ссылка необходима, и располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении фамилии, имени, отчества. Однако, если законодатель этой ссылки не предусматривает, делать ее нет необходимости. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке практически не возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки.

При обнаружении в трудовой книжке работника неправильной или неточной записи, сделанной на предыдущей работе (при этом не обязательно по последнему месту работы), или же внесении неверной записи самим кадровиком по ошибке, нужно как можно скорее исправить положение. Пункт 1.2 Инструкции и раздел III Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Ранее (до 16.04.2003 г.) исправить неверно внесенную запись в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация иная. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил, вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника (прекращении/расторжении трудового договора), об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т.-п.).

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Для этого нужно сделать следующее:
В графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью.
В графу 2 вписать дату внесения записи.
В графе 3 указать: «Запись за номером таким-то недействительна».
И только после этого воспроизвести эту запись в правильном варианте.
В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку.

Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.

По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях и поощрениях (благо для награждений и поощрений места в трудовой книжке образца 2003 г. более чем достаточно). Таким же образом исправляются записи о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, государственной инспекцией по труду незаконными. Следует также отметить, что, если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Внесение исправлений в трудовую книжку - это «камень преткновения» для многих кадровиков. К сожалению, сложившаяся практика оформления трудовых отношений сотрудниками бухгалтерии (в том числе и внесение записей в трудовые книжки), которым это поручалось в целях экономии средств, с одной стороны, и потому, что работодатель считал, что без бухгалтера обойтись нельзя, а без кадровика — вполне можно, если его обязанности поручить возложить на бухгалтера. Результатом этой недальновидной политики явилось то, что в абсолютном большинстве случаев неверную запись просто зачеркивали (хорошо еще, что не вымарывали), исправляли на то, что надо и делали приписку «Исправленному верить», заверяя подпись (часто неразборчивую) печатью организации (что делало часть записи вообще нечитаемой).

Часто, в отсутствие свободного места для внесения «сведений о работе», кадровик начинает делать записи о работе на страницах, предназначенных для внесения сведений о награждениях/поощрениях. Иногда надпись «сведения о награждениях» зачеркивается и вместо нее появляется надпись «сведения о работе». Внесение записей о работе на страницах, не отведенных для этих целей, также делает эти записи не действительными, и приводит к необходимости их исправления.

1. Неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени.

Даже если с момента внесения неверной записи прошли годы и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи, исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер, скажем, 17, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 9 и воспроизводится правильная запись. При этом датой изменений будет не та дата, которая указана под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если изменения вносятся на основании копии приказа другого работодателя, указание именно на данный приказ - обязательно.

2. Неверная запись обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение/расторжение или прекращение трудового договора.

Увольнение/расторжение или прекращение трудового договора уже оформлено и блок записей в трудовой книжке, сделанных по последнему месту работы, закрыт печатью и подписями (в том числе - согласно п. 35 Правил (Извлечение)

«IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил)».

С одной стороны, если сделать запись без наименования организации, будет непонятно, кто ее автор. Поэтому для одной этой записи нужно создать в трудовой книжке новый блок - вновь написать в виде заголовка наименование организации, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. После этого внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника, как при увольнении.

Так же следует поступать и в том случае, если бывший работник пришел к вам исправить неверную запись, сделанную в вашей организации, а в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации.

С другой стороны, если детально - шаг за шагом соблюдать алгоритм внесения записей в трудовую книжку, то такая ситуация вообще не возможна, равно как и подпись работника под записями за время работы в данной организации будет лишней.

Ведь прежде чем сделать запись в книжку, лицо, ответственное за ведение трудовых книжек должно получить от работника, трудовой договор с которым расторгается, подпись в приказе об этом (где четко сформулирована причина и основание расторжения трудового договора), а также получить подпись работника в его Т­2 (на последней странице) (где также фигурирует и формулировка основания прекращения трудовых отношений, и ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса, а сам факт подписи Т­2 свидетельствует о том, что работник согласен с той формулировкой, которая должна быть (полагаем, что в присутствии работника) внесена лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, в трудовую книжку работника. Если последовательно соблюдать указанную выше процедуру, то минимум три раза у работника есть возможность оспорить формулировку основания (и, следовательно записи) прекращения трудовых отношений с ним.

На практике, к сожалению, все сводится к банальному внесению в трудовую книжку записи об «увольнении» (хотя расторжение трудовых отношений вовсе не обязательно и далеко не всегда есть мера дисциплинарного воздействия на работника в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ). И не потому, что кадровики плохие, а потому, что думать, и действовать в соответствии с логикой значительно сложнее, чем тупо выполнить то, что написано в Инструкции Минтруда. (При этом Минтруд как орган и лица, готовившие и подписавшие Постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003 г. никакой ответственности не понесут, а кадровик, слепо исполняющий положения Инструкции, вполне может быть наказан). Хотя, большая часть незаконных и неверных записей, внесенных в трудовые книжки, сделана или по невнимательности кадровика, или потому, что лицо, оформляющее записи в трудовые книжки просто не может называться «кадровиком», т.-к. совершенно не знает действующего трудового законодательства и не владеет профессией.

Редко, но иногда все еще встречаются трудовые книжки неустановленного образца. Это наследие «смутного времени» 90-х годов, когда какого-либо контроля со стороны государства над процессом производства и распространения трудовых книжек не было и «на свет» стали появляться образцы «творчества» различных «умельцев».

Такую книжку, конечно же, нельзя продолжать заполнять. Необходимо (в лучшем случае) сделать запросы в те организации (если они еще есть), которые оставили свои «автографы» в этом «блокноте», и на основании ответов, полученных от них о подтверждении факта работы человека, сделать соответствующие записи в Дубликате трудовой книжки. Оформление дубликата хорошо и подробно описано в Инструкции. А вот оригинал такой «липы» лучше уничтожить, чтобы не было соблазна продолжать делать туда записи. (Автор сталкивался с примерами ведения такой «книжки» несколькими весьма уважаемыми организациями, кадровики которых даже не посмотрели - куда они делают соответствующую запись).

Для бумажных документов (какими и являются трудовые книжки и вкладыши к ним) основными методами уничтожения на сегодняшний день являются, обычно измельчение (или шредирование) и/или сжигание.

Каждый из этих способов имеет свои достоинства и недостатки, и используется в зависимости от сложившейся практики кадрового делопроизводства, от законодательства и от возможностей конкретной организации.

Сжигание на протяжении многих лет было самым распространенным методом уничтожения бумажных документов. Основное достоинство данного метода - он прост, при правильном применении гарантирует уничтожение информации, и, в крайнем случае, можно обойтись подручными средствами, без использования сложного дорогостоящего оборудования.

Есть у него и серьезные недостатки, такие как то, что для гарантированного уничтожения требуется время и бдительность исполнителей, т.-к. хоть бумага и горит хорошо, но при ее плотной упаковке (бланки трудовых книжек) может сгореть не полностью, да и сжигать документы можно только на подходящем оборудовании (например, в котельной). При попытке сжечь документы на костре ветер будет разносить полуобгоревшие документы по всему району.

Метод измельчения (или шредирования) - сегодня уже распространенный и популярный метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна «экологичность», достаточная надежность. Из недостатков можно выделить только одно — бланки трудовых книжек и вкладышей выпускаются с довольно твердыми обложками, поддающиеся измельчению (или шредированию) с трудом.

А вот что важно отметить, так это то, что к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Что делать, если пострадали кадровые документы (трудовые книжки).
В случае чрезвычайного происшествия необходимо, в первую очередь, документально зафиксировать масштабы бедствия. Годятся любые доступные способы: составление актов, получение справок от МЧС о пожаре или наводнении, справок от коммунальных служб о протечках и прорывах канализации.

Не стоит забывать и об использовании современной фото­ и видеотехники. Все эти материалы станут основой для принятия решений о судьбе документов, помогут составить опись утраченного и принять меры по его восстановлению. Кроме того, они помогут объясниться и с работниками, и с проверяющими и контролирующими органами по поводу отсутствующих документов.

При оценке ущерба стоит сразу рассмотреть возможность получения дубликатов документов. Вероятно, часть документов проще и дешевле будет восстановить в виде дубликатов, чем предпринимать дорогостоящие операции по реставрации пострадавших бумажных документов. Организация должна самостоятельно решить эти вопросы, ориентируясь, прежде всего, на свои финансовые и технические возможности.

Стоит также помнить, что налоговые и трудовые инспекции чаще всего не удовлетворяются получением справки о чрезвычайной ситуации и хотят видеть результаты работы по восстановлению утраченных документов. Конкретно - работодателю придется выдавать дубликаты трудовых книжек, которые восстановлению не подлежат.

Приложения 1-6



Царенко Ю.В.
Юрист

[1] См. приложение № 3

[2] Постановление СНК СССР «О введении Трудовых книжек» от 20 декабря 1938 г.

[3] Появились они с большим – почти годовым опозданием. Сначала Правительство РФ, Министерство труда и Министерство финансов долго не могли принять соответствующие документы – достаточно посмотреть на даты их утверждения, а, затем еще полгода бланки трудовой книжки нового образца были практически не доступны работодателям, что до сих пор сказывается на их правильном оформлении.

[4] Утрата – практически тождественно уничтожению (или есть все основания полагать, что сохраниться даже в испорченном виде документ не мог).
Порча документа – то состояние, когда в целом документ (книжка) сохранился, однако на его поверхности, на листах имеются пятна, не поддающиеся очистке без ущерба для самого документа, или вырваны страницы, или отсутствует часть документа – страницы и т.п.
Утеря – просто отсутствие документа у законного владельца – работника или работодателя.
Утеря, порча и/или утрата трудовых книжек могут произойти как по вине работодателя, так и по вине самого работника (особенно в период временного отсутствия постоянной работы, когда трудовая книжка хранится самим работником). Особым случаем (и наиболее распространенным в последнее время) является порча, утеря или утрата книжек работниками, получившими их «на руки» для оформления заграничного паспорта или кредита. Практика предъявления в паспортно-визовую службу и/или в банк оригинала трудовой книжки не законна, но имеет, к сожалению, весьма широкое распространение.

Читать он-лайн   Кадровик Плюс №41 Опять о наболевшем — о пенсиях и вокруг них часть 1 Пенсионная тема снова в центре внимание политиков и общественности. За последние два десятилетия в России и в других экономически развитых странах доля наемных работников снизилась с 85% от экономически активного населения до 60% и менее. В ближайшие 10 лет она понизится еще на четверть и составит менее 50% данной группы граждан. Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена. Размышлениям на эту актуальную тему и посвящен 41 номер нашего журнала.

Help-HR – профессиональная кадровая помощь! Все права защищены. Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника. Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала. Все публикуемые локальные нормативные документы – положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях. Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи. Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы. Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.